El protocolo seguido para su formación ha sido el de selección —por parte del profesorado—, registro, documentación, clasificación, medidas de conservación y almacenamiento. Posteriormente la obra, según su interés artístico o docente, puede ser enmarcada y colocada en un lugar visible para la comunidad o servir como material visual para presentaciones docentes. La selección de obras está abierta a cualquier profesor del Departamento que considere, ante los trabajos de sus estudiantes, que alguno debe ser conservado por poseer ciertas características significativas y dignas de estudio. Se informa al autor de esta circunstancia y se le sugiere la donación del mismo para el Gabinete, explicándole su uso y asegurándole la correspondiente entrega de un diploma acreditativo y de mérito como dibujo que puede formar parte de esta colección universitaria. Una vez aceptada esta petición, el alumno rellena una ficha normalizada facilitada por el responsable del Gabinete, en la que deja constancia de su autoría, de la técnica o técnicas utilizadas, las características físicas de la obra, así como una descripción formal del mismo y por último su firma cediendo los derechos sobre la difusión y utilización de la misma. A continuación el profesor entrega el dibujo en el espacio de almacenaje y el responsable comienza con las siguientes partes del proceso de catalogación. Dependiendo de sus características técnicas, se suele aplicar algún espray fijador para evitar deteriorar el dibujo con el manipulado antes de pasar al set fotográfico para conseguir el mejor registro de la obra. Estos archivos se conservarán en RAW y posteriormente se retocarán mediante el programa de retoque fotográfico para obtener tres tipos de archivo: el TIFF de muy buena calidad pero más manejable que el RAW, el PSD con los ajustes de B/N y de CMYK a 300 de resolución y el JPEG en tamaño de pantalla 1024 x 768 de una calidad menor pero perfecta para su uso en la base de datos y futuras presentaciones. Una vez realizadas las fotografías se determina la ubicación para el dibujo dentro de los muebles planeras del Gabinete, colocándolo sobre papel barrera de PH neutro, para protegerlo de las demás obras. Se continúa con las actuaciones insertando tanto las referencias de la ficha como la fotografía en el programa de base de datos, en este caso el Filemaker, que permite no sólo ir guardando sino también realizar útiles búsquedas selectivas por campos como: profesor, asignatura, autor, o ubicación entre otros. Las fichas se guardan tanto en soporte físico como virtual. Como operación final se prepara el diploma-certificado para el alumno indicando el profesor y la asignatura desde la cual se ha seleccionado el dibujo y se traslada al Departamento para su recogida. Naturalmente, una colección generada siguiendo estas pautas necesita de nuevas operaciones de selección de lo acumulado aunque siguiendo plazos temporales más largos para obtener una mayor calidad de los ejemplares coleccionados.

Img. sup.: Autor/a: Francisco Esteve, Título: Modelo vivo, Año: Sin fecha, Técnica: Carboncillo y carbón prensado, Medidas: 100 cm x 70 cm.

Img. inf.: Autor/a: Pedro Martínez Sierra Título: Reinterpretación F. Steve Año: 2008 Técnica: Carboncillo y conté negro Medidas: 100 cm x 70 cm.