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Tablas de valoración

Resoluciones de la Comisión Calificadora de Documentos

La Ley de Patrimonio Histórico (art.58) contempla la creación en los organismos públicos de comisiones calificadoras de documentos administrativos para el estudio y dictamen de las cuestiones relativas a la calificación y utilización de los documentos. La Comisión Calificadora de Documentos Administrativos de la UCM se creó en el año 2001 y sus resoluciones se publican periódicamente en el BOUC.

Las resoluciones de la Comisión se basan en los estudios de series documentales que realiza el propio Archivo.

NOMBRE DE LA SERIE

 ÓRGANO PRODUCTOR

 ELIMINACIÓN O CONSERVACIÓN

 RÉGIMEN DE ACCESO

 PUBLICACIÓN

Actas de calificación del examen de Estado

Servicio de pruebas de Acceso a la Universidad

Conservación permanente

Acceso libre. Sin embargo, si se comprobase que alguno de los interesados continúa vivo, o ha muerto en un plazo inferior a los 25 años desde la fecha del documento, éste sería de acceso restringido

Resolución de 17 de noviembre de 2010 (BOUCM 1 de diciembre de 2010)

 Actas de calificaciones

 Secretaría General, secretarías de alumnos de cada centro

 Conservación permanente.

Acceso restringido. La liberalización total del acceso a estos documentos se producirá a los cincuenta años.

Resolución de 10 de diciembre de 2008 (BOUCM 19 de enero de 2009)

 Actas de calificaciones de las pruebas de aptitud

 Servicio de Pruebas de Acceso a la Universidad

 Conservación permanente

 Acceso restringido. La liberalización total del acceso a estos documentos se producirá a los cincuenta años.

Resolución de 10 de diciembre de 2008 (BOUCM 19 de enero de 2009)

Actas de los Jurados de Selección de Becarios

 Servicio de Alumnos

 Conservación permanente.

 Acceso restringido. Las actas podrán ser consultadas libremente a los cincuenta años desde su fecha.

Resolución de 20 de marzo de 2002 (BOCM 17 de junio)

 Actas de sesiones de la Junta Constructora de la Ciudad Universitaria

 

 Conservación permanente

 Acceso libre

Resolución de 10 de diciembre de 2008 (BOUCM 19 de enero de 2009)

 Autorizaciones excepcionales

 Servicio de Tercer ciclo y Títulos Propios

 Eliminación total al año siguiente de finalizar su valor administrativo

Acceso restringido. La liberalización total del acceso a estos documentos se producirá a los cincuenta años.

Resolución de 10 de diciembre de 2008 (BOUCM 19 de enero de 2009)

Comunicaciones de becas concedidas por otros organismos públicos

Servicio de Estudiantes

Eliminación parcial

Acceso restringido. La liberalización total del acceso a estos documentos se producirá a los cincuenta años.

Resolución de 1 de diciembre de 2011 (BOUCM 16 de enero de 2012)

Comunicaciones de incidencias de personal

 Servicio de Personal de Administración

 Conservación permanente, salvo los documentos multicopiados de valor meramente informativo.

 Por su variedad, es necesario establecer para cada documento el régimen de accesibilidad. La liberalización total de estos documentos se producirá a los cincuenta años de su producción.

Resolución de 15 de diciembre de 2005 (BOUCM 9 de febrero de 2006).

Comunicaciones de liberaciones sindicales

Servicio de Administración de Personal

Eliminación total a los cuatro años, que es el período máximo de vigencia de las representaciones sindicales

Acceso restringido.En los documentos se incluyen datos personales de los interesados.

Resolución de 17 de noviembre de 2010 (BOUCM 1 de diciembre de 2010)

Comunicados de prensa

 

 Gabinete de Comunicación

 Conservación permanente.

 Acceso libre.

Resolución de 7 de junio de 2004 (BOCM 27 de septiembre)

Cuentas justificativas

Servicio de Tesorería

Eliminación a los 15 años, con excepción de la documentación histórica. Conservación de una caja por año, con un ejemplo de todos los documentos.

Acceso restringido, por contener datos nominativos.

Resolución de 14 de mayo de 2018 (BOUCM  31 de octubre de 2018)

 

 

 

Cuestionarios de los Cursos de Verano de la Fundación General

 

 Departamento de Análisis y Planificación

 Eliminación total al año siguiente de la celebración del curso

 Acceso libre.

Resolución de 22 de enero de 2004 (BOCM 24 de marzo)

 

Declaraciones de actividades

 Servicio de administración de personal

 Conservación permanente.

 Acceso restringido. La liberalización total de estos expedientes se producirá a los cincuenta años.

Resolución de 12 de noviembre de 2007 (BOUCM 23)

Documentos de control de asistencia

 Servicio de Personal de Administración

 Eliminación total al año de su producción

 Acceso libre

Resolución de 15 de diciembre de 2005 (BOUCM 9 de febrero de 2006).

Documentos de control horario

 Servicio de Personal de Administración

 Eliminación total al año de su producción

 Acceso libre

Resolución de 15 de diciembre de 2005 (BOUCM 9 de febrero de 2006).

Dossieres de prensa

 Gabinete de Comunicación

 Conservación sólo de las notas de prensa y de los discursos.

 Los documentos nominativos, en particular las acreditaciones de periodistas, así como los listados de invitados y periodistas, son de acceso restringido. El resto de los dosseres serán de acceso libre. La liberalización total de estos dossieres se producirá a los cincuenta años.

Resolución de 7 de junio de 2004 (BOCM 27 de septiembre)

Dossieres de prensa. Fotografías

 Gabinete de Comunicación

 Conservación permanente.

 Acceso libre

 Resolución de 7 de junio de 2004 (BOCM 27 de septiembre)

Exámenes de pruebas de acceso a la Universidad

 Servicio de Pruebas de Acceso

 Eliminación total a los tres meses

 Acceso libre

Resolución de 16 de diciembre de 2004 (BOUC 27 de enero de 2005)

 Exámenes y pruebas de evaluación académica

 Departamentos

 Los exámenes y/o pruebas de evaluación así como los trabajos de curso, se conservarán hasta la finalización del curso siguiente, excepto aquellos que den lugar a revisión y recurso que se conservarán hasta que finalice el último de los recursos posibles. Los modelos de examen, por el contrario, serán de conservación permanente.

 Acceso restringido a los exámenes y pruebas de evaluación. Acceso libre a los modelos. La liberalización total de esta documentación se producirá a los cincuenta años

Resolución de 10 de diciembre de 2008 (BOUCM 19 de enero de 2009)

 Expedientes académicos de alumnos

 Secretarías de alumnos

 Conservación permanente

 Acceso restringido. La liberalización total de estos expedientes se producirá a los cincuenta años

Resolución de 10 de diciembre de 2008 (BOUCM 19 de enero de 2009)

Expedientes de acceso a segundo ciclo

 Servicio de Alumnos

 Eliminación total en el quinto año

 Acceso restringido

Resolución de 20 de marzo de 2002 (BOCM 17 de junio)

Expedientes de acceso para cursar estudios de doctorado

 Servicio de Estudiantes

 Eliminación sólo de los programas de asignaturas y las copias no legalizadas

 Acceso restringido. La liberalización total de estos expedientes se producirá a los cincuenta años.

  Resolución de 28 de diciembre de 2006 (BOUCM 19 de enero de 2007)

Expedientes de accidentes de trabajo

 Servicio de Seguros Sociales

 Eliminación total al décimosexto año

 Acceso restringido. La liberalización total de estos expedientes se producirá a los cincuenta años.

Resolución de 22 de julio de 2002 (BOCM 22 de octubre)

Expedientes de actos académicos de apertura de curso

 Servicio de Coordinación y Protocolo

 Conservación sólo de las minutas de las cartas de invitación a autoridades civiles, y del protocolo del acto.

 Acceso parcialmente restringido. Se restringirá el acceso sólo a las comunicaciones con particulares que contengan datos protegidos. La liberalización total de estos expedientes se producirá a los cincuenta años.

Resolución de 22 de enero de 2004 (BOCM 24 de marzo)

Expedientes de actos académicos de graduación

 Servicio de Coordinación y Protocolo

 Conservación sólo de las minutas de las cartas de invitación a autoridades civiles, y del protocolo del acto.

 Acceso parcialmente restringido. Se restringirá el acceso sólo a las comunicaciones con particulares que contengan datos protegidos. La liberalización total de estos expedientes se producirá a los cincuenta años.

Resolución de 22 de enero de 2004 (BOCM 24 de marzo)

Expedientes de actos académicos del día de Santo Tomás de Aquino

 Servicio de Coordinación y Protocolo

 Conservación sólo del protocolo del acto, de las cartas de invitación a autoridades civiles y de los resúmenes del número de doctores por curso y Facultad.

 Acceso parcialmente restringido. Se restringirá el acceso sólo a las comunicaciones con particulares que contengan datos protegidos. La liberalización total de estos expedientes se producirá a los cincuenta años.

Resolución de 22 de enero de 2004 (BOCM 24 de marzo)

Expedientes de actos académicos no reglados

 Servicio de Coordinación y Protocolo

 Conservación sólo de las minutas de las cartas de invitación a autoridades, así como del protocolo, discursos y documentos finales, en su caso.

 Acceso parcialmente restringido. Se restringirá el acceso sólo a las comunicaciones con particulares que contengan datos protegidos. La liberalización total de estos expedientes se producirá a los cincuenta años.

Resolución de 22 de enero de 2004 (BOCM 24 de marzo)

 Expedientes de adscripción a las áreas de conocimiento

 Unidad de Departamentos y Centros

 Conservación permanente

 Acceso restringido. La liberalización total de estos expedientes se producirá a los cincuenta años.

Resolución de 10 de diciembre de 2008 (BOUCM 19 de enero de 2009)

Expedientes de afiliación a la Seguridad Social (altas, bajas y variaciones)

 Servicio de Seguros Sociales

 Conservación permanente.

  Acceso restringido. No obstante, cabrá la comunicación de los datos al INSS. La liberalización total de estos expedientes se producirá a los cincuenta años.

Resolución de 22 de julio de 2002 (BOCM 14 de octubre)

Expedientes de alumnos visitantes

 

Servicio de Estudiantes

Eliminación parcial

Acceso restringido. La liberalización total de estos expedientes se producirá a los cincuenta años.

Resolución de 1 de enero de 2014 (BOUCM 11 de febrero de 2014)

Expedientes de aprobación de actividades formativas por las que los alumnos obtienen créditos de libre configuración u optativos

Sección de Planes de Estudios

Conservación permanente

Acceso libre

Resolución de 14 de mayo de 2018 (BOUCM  31 de octubre de 2018)

 

Expedientes de aprobación de programas de doctorado

 Servicio de Tercer Ciclo y Estudios de Postgrado

 Conservación permanente

 Acceso libre

Resolución de 28 de diciembre de 2006 (BOUCM 19 de enero de 2007)

Expedientes de aprobación y renovación de cursos de títulos propios

 Servicio de Tercer Ciclo y Estudios de Postgrado

 Conservación permanente

 Acceso libre

Resolución de 28 de diciembre de 2006 (BOUCM 19 de enero de 2007)

Expedientes de autorización de medios de comunicación

 Gabinete de Comunicación

 Conservación permanente.

 Acceso libre

Resolución de 7 de junio de 2004 (BOCM 27 de septiembre)

Expedientes de Ayuda Familiar

 Servicio de Seguros Sociales

 Conservación permanente.

 Acceso restringido. No obstante, cabrá la comunicación de los datos al INSS. La liberalización total de estos expedientes se producirá a los cincuenta años

Resolución de 22 de julio de 2002 (BOCM 14 de octubre)

Expedientes de becas de entidades privadas

Fundación General

Conservación permanente

Acceso restringido.

Los expedientes contienen datos personales de los alumnos.

Resolución del 1 de diciembre de 2011 (BOUCM 16 de enero del 2012)

Expedientes de becas del programa ERASMUS

Oficina de Relaciones Internacionales

Conservación permanente

Acceso restringido.

Los expedientes contienen datos personales de los alumnos.

Resolución del 1 de diciembre de 2011 (BOUCM 16 de enero del 2012)

Expedientes de becas para cursar estudios de títulos propios

Servicio de Tercer Ciclo y Estudios de Postgrado

Eliminación total a los cinco años de perder su valor administrativo

Restringido. La liberalización total de estos expedientes se producirá a los cincuenta años

Resolución de 12 de noviembre de 2007 (BOUCM 23)

Expedientes de cambio de opción

Servicio de Estudiantes

Eliminación total, al tratarse de una serie cerrada

Acceso restringido. Los documentos se incluyen datos personales de los interesados.

Resolución de 17 de noviembre de 2010 (BOUCM 1 de diciembre de 2010)

Expedientes de compromiso de dedicación docente 

 Servicio de administración de personal

 Eliminación, al término de su valor administrativo, de la documentación de trámite: oficios de remisión, certificados y relaciones de docentes afectados.

 Restringido. La liberalización total de estos expedientes se producirá a los cincuenta años.

Resolución de 12 de noviembre de 2007 (BOUCM 23)

Expedientes de concesión de comisiones de servicio al personal docente

 Servicio de Selección de Personal

 Eliminación total a los tres años de la finalización del expediente

 Restringido. La liberalización total de estos expedientes se producirá a los cincuenta años.

Resolución de 28 de diciembre de 2006 (BOUCM 19 de enero de 2007)

Expedientes de concesión de la Medalla de Honor

 Servicio de Coordinación y Protocolo

 Conservación sólo del Decreto rectoral, protocolo del acto, cartas de invitación a autoridades civiles, discursos (en su caso) y correspondencia con el interesado.

 Acceso parcialmente restringido. En general, sólo las comunicaciones con el interesado y las comunicaciones de acuerdos de la Comisión Permanente del Consejo de Gobierno pueden contener datos personales y, por tanto, son de acceso restringido. La liberalización total del acceso a estos documentos se producirá a los cincuenta años.

Resolución de 22 de enero de 2004 (BOCM 24 de marzo)

Expedientes de concesión de la Medalla de Servicios Prestados

 Servicio de Coordinación y Protocolo

 Conservación permanente, salvo las copias y minutas.

 Acceso parcialmente restringido. El expediente incluye informe de servicios prestados individualizado, que son datos de acceso restringido. La liberalización total del acceso a estos expedientes se producirá a los cincuenta años.

Resolución de 22 de enero de 2004 (BOCM 24 de marzo)

 Expedientes de concursos de personal docente

 Servicio de Selección de Personal

 Conservación permanente

 Restringido. La liberalización total de estos expedientes se producirá a los cincuenta años.

Resolución de 10 de diciembre de 2008 (BOUCM 19 de enero de 2009)

Expedientes de concursos de traslado del personal de administración

 Servicio de Personal de Administración

 Conservación permanente, excepto las copias de documentos publicados y los documentos multicopiados.

 Restringido. La liberalización total de estos expedientes se producirá a los cincuenta años.

Resolución de 15 de diciembre de 2005 (BOUCM 9 de febrero de 2006).

 Expedientes de concursos de traslado del personal laboral

 Servicio de Selección de Personal

 Eliminación de los exámenes de los aspirantes a los cinco años de su producción. El resto, conservación permanente

 Restringido. La liberalización total de estos expedientes se producirá a los cincuenta años.

Resolución de 10 de diciembre de 2008 (BOUCM 19 de enero de 2009)

Expedientes de contratos de colaboración social

 Servicio de Personal de Administración

 Conservación permanente sólo de las peticiones de los centros (de primera contratación o de renovación de la contratación), las comunicaciones de contratación, prolongación del contrato y finalización del mismo, y los certificados de los servicios prestados.

 Restringido. La liberalización total de estos expedientes se producirá a los cincuenta años.

Resolución de 15 de diciembre de 2005 (BOUCM 9 de febrero de 2006).

Expedientes de concesión de premios y distinciones

Secretaría General, y organismos que conceden el premio

Conservación permanente. Los expedientes se transferirán al Archivo Central que corresponda al año siguiente de su cierre

En los expedientes se incluyen datos personales de los interesados, que son de acceso restringido.

Resolución de 1 de diciembre de 2011 (BOUCM 16 de enero de 2012)

Expedientes de contratación temporal

Servicio de Selección de Personal

Conservación permanente

En los expedientes se incluyen datos personales de los interesados, que son de acceso restringido.

Resolución de 17 de noviembre 2010 (BOUCM 1 de diciembre de 2010)

Expedientes de cotización. Boletines de cotización

 Servicio de Seguros Sociales

 Conservación permanente.

 Restringido. La liberalización total de estos expedientes se producirá a los cincuenta años.

Resolución de 22 de julio de 2002 (BOCM 14 de octubre)

Expedientes de cotización. Escritos y certificaciones de cuotas

 Servicio de Seguros Sociales

 Eliminación total en el decimoprimer año

 Acceso libre

Resolución de 22 de julio de 2002 (BOCM 14 de octubre)

Expedientes de cotización. Nóminas

 Servicio de Seguros Sociales

 Eliminación de las nóminas que coincidan con el correspondiente boletín de cotización. No obstante, deberá tenerse en cuenta la presencia de nóminas en otras unidades orgánicas.

Restringido. La liberalización total de estos expedientes se producirá a los cincuenta años. No obstante, cabrá la comunicación de los datos al INSS.

Resolución de 22 de julio de 2002 (BOCM 14 de octubre)

Expedientes de cotización. Partes de alteración de nómina

 Servicio de Seguros Sociales

 Eliminación total al año siguiente a su producción

 Restringido. La liberalización total de estos expedientes se producirá a los cincuenta años. No obstante, cabrá la comunicación de los datos al INSS.

Resolución de 22 de julio de 2002 (BOCM 14 de octubre)

Expedientes de cotización. Propuestas y mandamientos de pago

 Servicio de Seguros Sociales

 Eliminación total al año siguiente a su producción

 Acceso libre

Resolución de 22 de julio de 2002 (BOCM 14 de octubre)

Expedientes de cotización en situaciones de pluriempleo

 Servicio de Seguros Sociales

 Conservación permanente.

  Restringido. La liberalización total de estos expedientes se producirá a los cincuenta años. No obstante, cabrá la comunicación de los datos al INSS

 Resolución de 22 de julio de 2002 (BOCM 14 de octubre)

Expedientes de convalidación y adaptación de estudios 

Servicio de Estudiantes

Conservación permanente de los expedientes anteriores a 1966

Restringido. La liberalización total de estos expedientes se producirá a los cincuenta años.

Resolución de 12 de noviembre de 2007 (BOUCM 23)

Expedientes de convalidaciones para acceder a estudios de postgrado

Servicio de Estudiantes

Eliminación parcial

Los libros más recientes contienen datos personales de personas presumiblemente vivas, lo que restringe su utilización a los interesados

Resolución de 1 de febrero de 2013 (BOUCM de 4 de marzo de 2013)

Expedientes de contratación temporal

Servicio de Selección de Personal

Conservación permanente

Acceso restringido. En los expedientes se incluyen datos personales de los interesados.

Resolución de 17 de noviembre de 2010 (BOUCM 1 de diciembre de 2010)

Expedientes de convocatorias de Bolsas de Trabajo y desempeño de Funciones de Superior Categoría 

 Servicio de selección de personal

 Eliminación de los exámenes al término de su valor legal.

 Restringido. La liberalización total de estos expedientes se producirá a los cincuenta años.

Resolución de 1­­­2 de noviembre de 2007 (BOUCM 23)

Expedientes de elaboración y modificación de plantillas

Servicio de Coordinación, Nóminas y Seguros Sociales

Eliminación parcial

Acceso restringido. En los documentos se incluyen datos personales de los interesados

Resolución de 1 de enero de 2014 (BOUCM 11 de febrero de 2014)

Expedientes de elecciones al Claustro

 Servicio de Coordinación y Protocolo

 Conservación permanente.

 Acceso libre.

 Resolución de 22 de enero de 2004 (BOCM 24 de marzo)

Expedientes de estabilización, habilitación y acreditación docente

Servicio de Gestión de Personal Docente e Investigador

Eliminación parcial

Acceso restringido. En los documentos se incluyen datos personales de los interesados

Resolución de 1 de febrero de 2013 (BOUCM 4 de marzo de 2013)

Expedientes de exención de las pruebas de acceso a la Universidad

Secretaría General

Conservación permanente

Acceso restringido. En los documentos se incluyen datos personales de los interesados

Resolución de 1 de diciembre de 2011 (BOUCM 16 de enero de 2012)

Expedientes de expedición del título de doctor

Servicio de Estudios

Conservación permanente

Acceso restringido. En los documentos se incluyen datos personales de los interesados

Resolución de 1 de enero de 2014 (BOUCM 11 de febrero de 2014)

Expedientes de expedición de títulos oficiales

Servicio de Estudios

Conservación permanente

Acceso restringido. En los documentos se incluyen datos personales de los interesados

Resolución de 1 de enero de 2014 (BOUCM 11 de febrero de 2014)

Expedientes de expedición de títulos propios

 Servicio de Tercer Ciclo y Estudios de Postgrado

Conservación permanente

 Restringido. La liberalización total de estos expedientes se producirá a los cincuenta años.

Resolución de 28 de diciembre de 2006 (BOUCM 19 de enero de 2007)

Expedientes de expedición del título de bachiller

Servicio de Estudios

Eliminación parcial

Acceso restringido. En los documentos se incluyen datos personales de los interesados.

Resolución de 17 de noviembre de 2010 (BOUCM 1 de diciembre de 2010)

Expedientes de funcionarización

Servicio de

Gestión del  

Personal de

Administración y

Servicios

Conservación permanente

Acceso restringido. En los documentos se incluyen datos personales de los interesados.

Resolución de 1 de enero de 2014 (BOUCM 11 de febrero de 2014)

Expedientes de inscripción de asociaciones de estudiantes

 Vicegerencia de Gestión Académica

Conservación permanente

 Serán de acceso restringido las comunicaciones con los representantes de la asociación. El resto de los documentos que conforman el expediente será de acceso libre. La liberalización total del acceso a estos expedientes se producirá a los cincuenta años.

Resolución de 28 de diciembre de 2006 (BOUCM 19 de enero de 2007)

Expedientes de inscripción en el Registro Central de Personal

Servicio de Coordinación, Nóminas y Seguros Sociales

Eliminación total

Acceso restringido. En los documentos se incluyen datos personales de los interesados

Resolución de 1 de enero de 2014 (BOUCM 11 de febrero de 2014)

Expedientes de inspección de colegios de primera y segunda enseñanza

 Secretaría General

Conservación permanente

 Acceso libre

Resolución de 28 de diciembre de 2006 (BOUCM 19 de enero de 2007)

Expedientes de inspección de servicios

 Inspección de Servicios

Conservación permanente.

 Restringido. La liberalización total de estos expedientes se producirá a los cincuenta años.

Resolución de 16 de diciembre de 2004 (BOUC 27 de enero de 2005)

Expedientes de investidura de doctores "honoris causa"

 Servicio de Coordinación y Protocolo

 Eliminación, al término de su valor administrativo, de los documentos de trámite (notas o cartas sobre detalles del acto), salvo las cartas cruzadas con el interesado. Eliminación, al término de su valor administrativo, de las copias y borradores, excepto los borradores de los discursos.

 Las comunicaciones con los interesados suelen contener datos de carácter personal. Por tanto, el acceso a estos documentos será restringido, quedando libre el resto. La liberalización total del acceso a estos expedientes se producirá a los cincuenta años.

Resolución de 22 de enero de 2004 (BOCM 24 de marzo)

Expedientes de lectura de tesis doctorales 

 Servicio de Tercer Ciclo y Estudios de Postgrado

 Conservación permanente de todo el expediente, excepto las copias

 Restringido. La liberalización total de estos expedientes se producirá a los cincuenta años.

Resolución de 28 de diciembre de 2006 (BOUCM 19 de enero de 2007)

Expedientes de nombramiento de profesores eméritos

Rector

Conservación permanente

Restringido. La liberalización total de estos expedientes se producirá a los cincuenta años

Resolución de 1 de enero de 2014 (BOUCM 11 de febrero de 2014)

Expedientes de obtención de grados académicos

Secretaría General

Conservación permanente

Restringido. La liberalización total de estos expedientes se producirá a los cincuenta años

Resolución de 1 de enero de 2014 (BOUCM 11 de febrero de 2014)

Expedientes de procesos de Incapacidad Temporal

 Servicio de Seguros Sociales

 Eliminación total

 Restringido. La liberalización total de estos expedientes se producirá a los cincuenta años.

Resolución de 22 de julio de 2002 (BOCM 14 de octubre)

Expedientes de procesos de invalidez

 Servicio de Seguros Sociales

 Eliminación total

 Restringido. La liberalización total de estos expedientes se producirá a los cincuenta años. No obstante, cabrá la comunicación de los datos al INSS.

Resolución de 22 de julio de 2002 (BOCM 14 de octubre)

Expedientes de Protección a la Familia

 Servicio de Seguros Sociales

 Eliminación de las nóminas de beneficiarios y los documentos recapitulativos, al término de su valor administrativo.

 Restringido. La liberalización total de estos expedientes se producirá a los cincuenta años. No obstante, cabrá la comunicación de los datos al INSS.

Resolución de 22 de julio de 2002 (BOCM 14 de octubre)

Expedientes de pruebas selectivas

 Servicio de Personal de Administración

 Conservación sólo de los siguientes documentos:
- resoluciones
- solicitudes de admisión (con la documentación aneja)
- listados de admitidos, excluidos y aprobados
- hojas de incidencias de aula
- actas del tribunal
- reclamaciones y recursos
- listados de destinos ofertados

 Restringido. La liberalización total de estos expedientes se producirá a los cincuenta años

Resolución de 15 de diciembre de 2005 (BOUCM 9 de febrero de 2006).

Expedientes de pruebas selectivas del personal docente

Servicio de Selección de Personal

Se propone la conservación permanente, aunque se eliminaran las copias y los exámenes cuya antigüedad sea menor de 60 años. La documentación será transferida desde la unidad productora al Archivo del Rectorado una vez finalizados los plazos establecidos

Acceso restringido. En los documentos se incluyen datos personales de los interesados.

Resolución de 17 de noviembre de 2010 (BOUCM 1 de diciembre de 2010)

Expedientes de pruebas selectivas del personal laboral

 Servicio de Selección de Personal

 A los seis años desde su finalización, se eliminarán sólo los ejercicios de los aspirantes y los cuadros de sus puntuaciones.

 Restringido. La liberalización total de estos expedientes se producirá a los cincuenta años

Resolución de 28 de diciembre de 2006 (BOUCM 19 de enero de 2007)

Expedientes de reclamaciones y recursos

 Asesoría Jurídica

 Conservación permanente.

 Restringido. La liberalización total de estos expedientes se producirá a los cincuenta años

Resolución de 7 de junio de 2004 (BOCM 27 de septiembre)

Expedientes de reclamaciones y recursos de alumnos

 Asesoría Jurídica

 Conservación permanente.

 Restringido. La liberalización total de estos expedientes se producirá a los cincuenta años

Resolución de 7 de junio de 2004 (BOCM 27 de septiembre)

Expedientes de reconocimiento de créditos de cursos de doctorado

 Servicio de Tercer Ciclo y Estudios de Postgrado

 Eliminación total al término de su valor legal

 Restringido. La liberalización total de estos expedientes se producirá a los cincuenta años

Resolución de 28 de diciembre de 2006 (BOUCM 19 de enero de 2007)

Expedientes de seguimiento de huelgas

Gerencia General

Conservación permanente.

Acceso parcialmente restringido. Se restringirá el acceso a los documentos que contengan datos personales, quedando libre el acceso al resto; la liberalización total del acceso a estos expedientes será a los cincuenta años de su producción.

Resolución de 1 de diciembre de 2011 (BOUCM 16 de enero 2012)

 Expedientes de sesiones de la Comisión de Convalidaciones

 Vicerrectorado de Doctorado y Titulaciones Propias

 Conservación permanente

 Restringido. La liberalización total de estos expedientes se producirá a los cincuenta años

Resolución de 10 de diciembre de 2008 (BOUCM 19 de enero de 2009)

Expedientes de sesiones de la Comisión Permanente de la Junta o Consejo de Gobierno

 Servicio de Coordinación y Protocolo

 Conservación permanente.

 Acceso parcialmente restringido. Se restringirá el acceso a los documentos que contengan datos personales, quedando libre el acceso al resto; la liberalización total del acceso a estos expedientes será a los cincuenta años de su producción.

Resolución de 22 de enero de 2004 (BOCM 24 de marzo)

Expedientes de sesiones de la Junta o Consejo de Gobierno

 Servicio de Coordinación y Protocolo

 Conservación permanente.

 Acceso parcialmente restringido. Se restringirá el acceso a los documentos que contengan datos personales, quedando libre el acceso al resto; la liberalización total del acceso a estos expedientes será a los cincuenta años de su producción.

Resolución de 22 de enero de 2004 (BOCM 24 de marzo)

Expedientes de sesiones electorales del Claustro

 Servicio de Coordinación y Protocolo

 Conservación permanente.

 Acceso libre.

Resolución de 22 de enero de 2004 (BOCM 24 de marzo)

Expedientes de sesiones ordinarias del Claustro

 Servicio de Coordinación y Protocolo

 Conservación permanente.

 Acceso libre.

Resolución de 22 de enero de 2004 (BOCM 24 de marzo)

Expedientes de solicitud de admisión de alumnos en Distrito Compartido

 Servicio de Alumnos

 Eliminación total en el quinto año

 Restringido. La liberalización total de estos expedientes se producirá a los cincuenta años

Resolución de 20 de marzo de 2002 (BOCM 17 de junio)

Expedientes de solicitud de admisión de alumnos en Distrito Único

 Servicio de Alumnos

 Eliminación total en el quinto año

 Restringido. La liberalización total de estos expedientes se producirá a los cincuenta años.

Resolución de 20 de marzo de 2002 (BOCM 17 de junio)

 Expedientes de solicitud de autorización de compatibilidades

 Servicio de Administración de Personal

 Eliminación total a los diez años de su producción

 Restringido. La liberalización total de estos expedientes se producirá a los cincuenta años.

Resolución de 10 de diciembre de 2008 (BOUCM 19 de enero de 2009)

Expedientes de solicitud de becas colaboración

 Servicio de Alumnos

 Eliminación total en el quinto año

  Restringido. La liberalización total de estos expedientes se producirá a los cincuenta años

Resolución de 20 de marzo de 2002 (BOCM 17 de junio)

Expedientes de solicitud de becas colaboración de la Universidad Complutense 

Servicio de Becas 

Eliminación total al término del período de la beca.

 Restringido. La liberalización total de estos expedientes se producirá a los cincuenta años

Resolución de 12 de noviembre de 2007 (BOUCM 23)

Expedientes de solicitud de becas de carácter general

 Servicio de Alumnos

 Eliminación total en el quinto año

 Restringido. La liberalización total de estos expedientes se producirá a los cincuenta años

Resolución de 20 de marzo de 2002 (BOCM 17 de junio)

Expedientes de solicitud de becas de la Comunidad de Madrid

 Servicio de Alumnos

 Eliminación total en el quinto año

 Restringido. La liberalización total de estos expedientes se producirá a los cincuenta años

Resolución de 20 de marzo de 2002 (BOCM 17 de junio)

Expedientes de solicitud de becas y ayudas al estudio de carácter general para estudiantes del País Vasco

 Servicio de Alumnos

 Eliminación total en el quinto año

 Restringido. La liberalización total de estos expedientes se producirá a los cincuenta años

Resolución de 20 de marzo de 2002 (BOCM 17 de junio)

Expedientes de solicitud de becas y ayudas de residencia en Colegios Mayores

 Servicio de Alumnos

 Conservación permanente.

 Restringido. La liberalización total de estos expedientes se producirá a los cincuenta años

Resolución de 20 de marzo de 2002 (BOCM 17 de junio)

Expedientes de solicitud de pensión por jubilación

 Servicio de Seguros Sociales

 Eliminación total al año siguiente de la jubilación

 Restringido. La liberalización total de estos expedientes se producirá a los cincuenta años

Resolución de 22 de julio de 2002 (BOCM 14 de octubre)

Expedientes disciplinarios de alumnos

Rector

Conservación permanente. Los expedientes serán transferidos desde la unidad productora al Archivo del Rectorado una vez cumplidos los plazos legales para la posible presentación de recursos. En el Archivo del Rectorado permanecerá diez años desde su fecha de ingreso y será posteriormente transferida al Archivo Intermedio

Acceso restringido. En los documentos se incluyen datos personales de los interesados.

Resolución de 17 de noviembre de 2010 (BOUCM 1 de diciembre de 2010)

Expedientes disciplinarios de personal

Rector

Se propone la conservación permanente. Los expedientes serán transferidos desde la unidad productora al Archivo del Rectorado una vez cumplidos los plazos legales para la posible presentación de recursos. En el Archivo del Rectorado permanecerá diez años desde su fecha de ingreso y será posteriormente transferida al Archivo Intermedio

Acceso restringido. En los documentos se incluyen datos personales de los interesados.

Resolución de 17 de noviembre de 2010 (BOUCM 1 de diciembre de 2010)

Expedientes personales (personal de administración)

 Servicio de Personal de Administración

 Eliminación sólo de las copias de documentos cuyos originales obren en expedientes de series ya valoradas por la Comisión Calificadora de Documentos de la UCM.

 Restringido. La liberalización total de estos expedientes se producirá a los cincuenta años

Resolución de 15 de diciembre de 2005 (BOUCM 9 de febrero de 2006).

Expedientes personales (personal laboral)

 Servicio de Administración del Personal

 Solamente se eliminaran las copias de los documentos cuyos originales obren en series de expedientes ya valoradas por la Comisión Calificadora de Documentos de la UCM

 Restringido. La liberalización total de estos expedientes se producirá a los cincuenta años

Resolución de 28 de diciembre de 2006 (BOUCM 19 de enero de 2007)

Expedientes de retribuciones de horas extraordinarias

 

 

Servicio de administración de personal

Eliminación total al término de su valor legal

 Restringido. La liberalización total de estos expedientes se producirá a los cincuenta años

Resolución de 12 de noviembre de 2007 (BOUCM 23)

Expedientes de Sesiones de la Comisión de Reclamaciones

Vicerrectorado de Ordenación Académica. Vicegerencia de Investigación y política Académica

Conservación permanente. Los expedientes se transferirán al Archivo de Rectorado a los cinco años de su producción. Al décimo año serán transferidos a su vez al Archivo Intermedio

Acceso restringido. En la documentación se recogen datos personales. La liberación total del acceso se producirá a los cincuenta años.

Resolución de 14 de mayo de 2018 (BOUCM  31 de octubre de 2018)

 

 

Facturas de medios de comunicación

 Gabinete de Comunicación

 Eliminación total al término de su valor administrativo

 Acceso libre

Resolución de 7 de junio de 2004 (BOCM 27 de septiembre)

Fichas de personal laboral

Servicio de Administración de personal

Eliminación total, al tratarse de una serie cerrada.

Las fichas incluyen datos personales. Por tanto, los expedientes son de acceso restringido

Resolución de 1 de diciembre de 2011 (BOUCM 16 de enero 2012)

Fichas personales

 Servicio de Seguros Sociales

 Conservación permanente.

 Restringido. La liberalización total de estos expedientes se producirá a los cincuenta años

Resolución de 22 de julio de 2002 (BOCM 14 de octubre)

Historias clínicas

Clínica Odontológica

Conservación permanente

Acceso restringido. En la documentación se recogen datos personales. La liberalización total de acceso se producirá a los cincuenta años.

Resolución de 14 de mayo de 2018 (BOUCM  31 de octubre de 2018)

 

Índices de entrada

 Registro General

 Eliminación total al año siguiente de su producción

 Acceso libre

Resolución de 22 de enero de 2004 (BOCM 24 de marzo)

Índices de salida

 Registro General

 Eliminación total al año siguiente de su producción

 Acceso libre

Resolución de 22 de enero de 2004 (BOCM 24 de marzo)

Informes jurídicos

 Asesoría Jurídica

 Conservación permanente.

 En muchas ocasiones, los informes solicitados aluden a situaciones personales y pueden incluir datos de acceso restringido. La documentación no afectada por estas restricciones será de acceso libre. La liberalización total del acceso a estos expedientes se producirá a los cincuenta años.

Resolución de 7 de junio de 2004 (BOCM 27 de septiembre)

Instrumentos de descripción de expedientes jurídicos

 Asesoría Jurídica

 Conservación permanente, al igual que los expedientes a que hacen referencia.

 Los registros no presentan datos protegidos por la legislación. Sin embargo, en los ficheros frecuentemente se mencionan datos personales de los interesados en cada expediente. Por tanto, los ficheros serán de acceso restringido. La liberalización total del acceso a estos documentos se producirá a los cincuenta años.

Resolución de 7 de junio de 2004 (BOCM 27 de septiembre)

Instrumentos de control de documentos

Archivo General de la Universidad Complutense

Eliminación a los diez años, excepto la documentación histórica. Conservación por muestreo de un mes por año.

Acceso restringido. En la documentación se recogen datos personales.

Resolución de 14 de mayo de 2018 (BOUCM  31 de octubre de 2018)

Libros de actas  de tomas de posesión

Secretaría General

Conservación permanente

Libre acceso

Resolución de 1 de diciembre 2011 (BOUCM 16 de enero de 2012)

Libros de preinscripción y admisión de alumnos en Distrito Compartido

 Servicio de Alumnos

 Conservación permanente de los Libros de Preinscripción. Tanto los Libros de Admisión como las copias paralelas que pudieran existir serán destruidos al cabo de dos años.

 Restringido. La liberalización total de estos expedientes se producirá a los cincuenta años

Resolución de 20 de marzo de 2002 (BOCM 17 de junio)

Libros de preinscripción y admisión en Segundo Ciclo

 Servicio de Alumnos

 Conservación permanente de los Libros de Preinscripción. Tanto los Libros de Admisión como las copias paralelas que pudieran existir serán destruidas al cabo de dos años.

 Restringido. La liberalización total de estos expedientes se producirá a los cincuenta años

Resolución de 20 de marzo de 2002 (BOCM 17 de junio)

Libros de preinscripción y de admisión de alumnos en Distrito Único

 Servicio de Alumnos

 Conservación permanente de los Libros de Preinscripción. Tanto los Libros de Admisión como las copias paralelas que pudieran existir serán destruidos al cabo de dos años.

Restringido. La liberalización total de estos expedientes se producirá a los cincuenta años

Resolución de 20 de marzo de 2002 (BOCM 17 de junio)

Libros de registro de entrada y salida 

 Asesoría Jurídica

 Conservación permanente

 Acceso libre

Resolución de 7 de junio de 2004 (BOCM 27 de septiembre)

Libros registro de nombramientos de personal docente

Secretaría General. Algunos libros proceden de la antigua Escuela de Veterinaria.

Conservación permanente

Acceso libre.

Resolución de 1 de febrero de 2013 (BOUCM 4 de marzo de 2013)

Libros registro de personal

Secretaría General

Conservación permanente

Restringido. La liberalización total de estos expedientes se producirá a los cincuenta años

Resolución de 1 de febrero de 2013 (BOUCM 4 de marzo de 2013)

Listados de alumnos becados por el Ministerio de Educación

 Servicio de Alumnos

 Conservación permanente.

 Restringido. La liberalización total de estos expedientes se producirá a los cincuenta años

Resolución de 20 de marzo de 2002 (BOCM 17 de junio)

Listados de cotización del Seguro Escolar 

Servicio de Nóminas y Seguros Sociales

Eliminación a los cinco años de su producción

 Restringido. La liberalización total de estos expedientes se producirá a los cincuenta años

Resolución de 12 de noviembre de 2007 (BOUCM 23)

Nóminas

Servicio de Coordinación, Nóminas y Seguros Sociales

Conservación permanente

 Restringido. La liberalización total de estos expedientes se producirá a los cincuenta años

Resolución de 1 de febrero de 2013 (BOUCM 4 de marzo de 2013)

Recursos promovidos por hijos de funcionarios del Ministerio de Educación para obtener matrícula gratuita

 Administración del Edificio de Estudiantes

 Eliminación total

 Restringido. La liberalización total de estos expedientes se producirá a los cincuenta años

Resolución de 28 de diciembre de 2006 (BOUCM 19 de enero de 2007)

Registro de inscripciones en las pruebas de acceso

Secretaría General

Conservación permanente

Acceso libre al haber transcurrido los plazos legales.

Resolución de 1 de diciembre de 2011 (BOUCM 16 de enerdo de 2012)

Revista de prensa

 Gabinete de Comunicación

 Eliminación total al año siguiente de su producción de los documentos en papel, pero conservación permanente de los mismos documentos en formato electrónico.

 Acceso libre

Resolución de 7 de junio de 2004 (BOCM 27 de septiembre)

Solicitudes de certificados y traslados de expedientes de Pruebas de Acceso

 Servicio de Pruebas de Acceso

 Eliminación total

 Restringido. La liberalización total de estos expedientes se producirá a los cincuenta años.

Resolución de 28 de diciembre de 2006 (BOUCM 19 de enero de 2007)