Introducción

Este documento explica cómo aprovechar el archivo enviado por el Servicio de Suministros Centralizados para, junto con otro archivo disponible al final de este documento, organizar los datos para registrar fácilmente los traspasos desde la orden de coste genérica a las que tienen que soportar el gasto.

¿Quién puede usar este procedimiento?

Pueden usar este procedimiento todos aquellos centros que reciben el archivo de hoja de cálculo del Servicio de Suministros Centralizados con información agrupada por departamentos y pueden trasladar directamente los gastos indicados en ella sin necesidad de operar previamente sobre los mismos.

Explicado en otros términos, si el archivo que recibe tiene líneas con este formato:

EXTENSION	COD. DPTO	DEPARTAMENTO	SERV. MEDIDO	ABONO MES	TOTAL
	Total 03902420BX1		10,39	28,12	38,51

 

...y la cantidad bajo el título TOTAL es la que va a repercutir al departamento correspondiente una vez descontada la prorrata deducible de IVA, entonces puede usar este procedimiento.

¿En qué consiste el procedimiento?

Consiste en abrir los dos archivos de hoja de cálculo (el que tiene la macro para procesar los datos y el que recibe del Servicio de Suministros Centralizados, con los datos en sí). Los datos se copian manualmente de un archivo a otro, a continuación se ejecuta la macro, y se obtiene un resultado que, a su vez, se copia y pega directamente en la pantalla de traspasos de costes manuales de Génesis.

¿Cuál es la ventaja de un proceso tan complicado?

Con este proceso desaparece la posibilidad de error al transcribir los importes a mano, y puede hacerse rápidamente mediante atajos de teclado. El reparto a 30 órdenes de coste puede realizarse por completo en menos de un minuto.

Si los usuarios aportan ideas, las tendremos en cuenta para mejorar el procedimiento y hacerlo más cómodo y directo. Además, seguiremos trabajando con el Servicio de Suministros Centralizados para facilitar el proceso a todos los implicados.

Procedimiento

Procedimiento previo

Puesto que el procedimiento puede sufrir mejoras que supongan actualizar el archivo de hoja de cálculo, es posible que deba realizar esta operación en próximas ocasiones. Puede revisar el historial de versiones para saber si ha habido cambios en el procedimiento.


NOVEDAD: la hoja de cálculo permite ahora actualizar el valor de la prorrata. ¡Ya no tendrá que volver a esperar a que se actualice el archivo en la web si cambia la prorrata!

• Descargue el archivo de hoja de cálculo que figura al final de este documento.
  
  
• Abra el archivo. Si aparece una advertencia indicando que se ha deshabilitado la edición y/o las macros por seguridad, pulse los botones que permiten habilitar una y otra.
  
  
• Si no aparece ninguna advertencia sobre macros, debe revisar el nivel de seguridad de las macros. Para ello, diríjase a la pestaña Archivo, Opciones, Centro de confianza, botón Configuración del centro de confianza, Configuración de macros. Allí, asegúrese de que la opción de seguridad selecionada es Deshabilitar todas las macros con notificación.
  
  
• Seleccione la hoja ResultadoTraspasoCostes y revise la prorrata y el sector de gastos contra el que se imputa la factura de gastos telefónicos. Hasta nuevas instrucciones, el sector que debe elegir es C1 - Elementos comunes. Por su parte, la prorrata estará normalmente actualizada, pero recuerde que el valor actualizado habrá sido comunicado a finales de enero o principios de febrero de cada ejercicio por la lista de distribución del área económica. También puede, opcionalmente, indicar el número de líneas por grupo que desee. Para hacer la operación lo más cómoda y breve posible, esta cantidad debería ser uno menos del número de líneas que puede ver en la tabla de la pantalla de traspaso de costes de controlling.
  
  
• Guarde el documento.
  
  

Procedimiento mensual

 

Cada mes, recibirá del Servicio de Suministros Centralizados el archivo de hoja de cálculo con la relación de gastos por teléfonos y departamentos. Siga estos pasos:

• Abra el archivo cargos_telefono.xls.
• En ella, seleccione la hoja DatosTelefono.
• Abra el archivo enviado por el Servicio de Suministros Centralizados.
• En el archivo enviado por el Servicio de Suministros Centralizados, seleccione todos los datos pulsando en el cuadrado que representa el inicio de los ejes vertical y horizontal.
• Copie los datos al portapapeles de Windows pulsando Ctrl+C (o bien Edición -> Copiar).
• Pase al archivo de hoja de cálculo cargos_telefono.xls (puede hacerlo pulsando Alt+Tab).
• Sitúese en la celda A1 de la hoja DatosTelefono y pegue los datos del portapapeles pulsando Ctrl+V (o bien Edición -> Pegar).
• Ejecute la macro pulsando Ctrl+T. Obtendrá el mensaje Traspaso concluido. Revise la hoja ResultadoTraspasoCostes.
• Sin salir del archivo cargos_telefono.xls, cambie de nuevo a la hoja ResultadoTraspasoCostes. Verá los datos agrupados y dispuestos de tal manera que puede copiar cada grupo y pegarlo directamente en la pantalla de traspaso de costes de Génesis.

Como puede verse en la imagen, cada grupo de datos a copiar aparece marcado en ambos extremos por los textos Copie desde aquí y hasta aquí. En la imagen aparece seleccionado (con color de fondo malva) el primer grupo a copiar.

A continuación se detallan los pasos que debe seguir para realizar el traspaso de costes, cuya opción de menú en Génesis está en Controlling -> Traspaso de Costes -> Traspaso manual de costes -> Registrar traspaso manual costes.

1. Introduzca una descripción en el campo Texto doc. (p.e.: TELÉFONO CONSUMO DIC. 2019 / CUOTA FEB. 2020).
2. Justo encima de la tabla de traspasos, en el desplegable Var. entr. (variante de entrada), seleccione Centro de coste y orden.
3. En la tabla de traspasos, introduzca una descripción en el campo Texto (puede indicar la misma que en el paso anterior).
4. Seleccione la columna Texto haciendo clic sobre la cabecera de columna. Toda la columna debe quedar marcada en naranja.
5. Pulse el botón Predefinir col.. Obtendrá un mensaje de advertencia solicitando una clase de coste. Pulse Enter para hacer desaparecer el mensaje.
6. Pase al archivo de hoja de cálculo cargos_telefono.xls (puede hacerlo pulsando Alt+Tab).
7. En la hoja ResultadoTraspasoCostes seleccione y copie (usando Ctrl+C) el siguiente grupo de datos de traspaso.
8. Pase de nuevo a la pantalla de traspaso de costes de Génesis (puede hacerlo pulsando Alt+Tab).
9. Sitúese en la columna CeCo ant. de la primera fila vacía de la tabla de traspasos.
10. Pegue los datos (usando Ctrl+V) y pulse Enter.
11. Si algún código es incorrecto obtendrá un mensaje de error y la línea correspondiente aparecerá marcada. Lea el apartado Divergencias en códigos de centros de coste y, si procede de acuerdo con la información de ese apartado, corrija el error y notifíquelo a la UCPE para que investigue si se trata de un error del procedimiento automático o de los datos suministrados por el Servicio de Suministros Centralizados y, en ambos casos, sea corregido.
12. Pulse la tecla Av. Pág. hasta que sólo quede una línea de traspaso visible en la tabla.
13. Si quedan más grupos de datos por traspasar, repita desde el paso 6.
14. Una vez haya traspasado todos los datos, grabe el documento usando el icono del disquete.

Divergencias en centros de coste

El procedimiento automático de traspaso calcula el centro de coste a partir del código de departamento, sección departamental, unidad docente o unidad de gasto del centro facilitado por el Servicio de Suministros Centralizados. En ese cálculo, el centro de coste generado siempre termina en "0", de modo que una orden de coste que acabe en "...0BX1" irá acompañada por un centro de coste acabado en "...0BX0". Sin embargo, en ocasiones, ese centro de coste no existirá en el sistema. En estos casos, el procedimiento correcto es avisar a la UCPE para que esta cree el centro de coste acabado en 0, en ningún caso modificar los códigos generados por la hoja de cálculo.

 

Historial de versiones

• Versión 3.2 (08/02/2022): actualizada la hoja de cálculo con el coeficiente de corección para 2023, fijado en el 18%. Se recuerda que, ahora, está incorporado como un dato modificable por el usuario.
• Versión 3.1 (01/02/2021): actualizada la hoja de cálculo con el coeficiente de corección para 2021, fijado en el 5%. Se recuerda que, ahora, está incorporado como un dato modificable por el usuario.
• Versión 3.0 (06/02/2020): nueva versión de la hoja de cálculo con el coeficiente de corección para 2020, fijado en el 15%. A partir de ahora, está incorporado como un dato modificable por el usuario en caso necesario.
• Versión 2.5 (26/04/2019): nueva versión de la hoja de cálculo con el coeficiente de corección para 2019, fijado en el 13%.
• Versión 2.4 (02/03/2018): nueva versión de la hoja de cálculo con el coeficiente de corección para 2018, fijado en el 11%.
• Versión 2.3 (07/06/2016): aclaración menor en los pasos de realización del traspaso de costes en Génesis.
• Versión 2.2 (18/03/2016): nueva versión de la hoja de cálculo con actualización de órdenes de coste con tratamiento especial para 2016, manteniendo el coeficiente de corcección fijado en el 14%.
• Versión 2.1 (03/02/2014): nueva versión de la hoja de cálculo con el coeficiente de corrección para 2014 y 2015, fijado en el 14%.
• Versión 2.0 (05/02/2013): nueva versión de la hoja de cálculo con el coeficiente de corrección para 2013, fijado en el 13%.
• Versión 1.9 (04/10/2012): nueva versión de la hoja de cálculo con el IVA ajustado al 21%.
• Versión 1.8 (01/02/2012): nueva versión de la hoja de cálculo con el coeficiente de corrección para 2012, fijado en el 12%.
• Versión 1.7 (01/02/2011): nueva versión de la hoja de cálculo con el coeficiente de corrección para 2011, fijado en el 11%.
• Versión 1.6bis (08/07/2010): nueva versión de la hoja de cálculo con el coeficiente de corrección para 2010, fijado en el 14%, y el tipo de IVA del 18%.
• Versión 1.5 (11/02/2009): nueva versión de la hoja de cálculo con el coeficiente de corrección para 2009, fijado en el 15%.
• Versión 1.4 (07/05/2008): nueva versión de la hoja de cálculo que permite indicar el sector al que se imputan los gastos para aplicar coeficientes de corrección, de manera que las cantidades distribuidas coincidan con el cargo efectivo hecho por el Servicio de Suministros Centralizados.
• Versión 1.3 (02/04/2008): nueva versión de la hoja de cálculo para procesar las nuevas órdenes de coste comenzando por "E", e incluyendo los centros de coste.
• Versión 1.2 (31/03/2006): actualizados datos para el control de excepciones introducido en la versión 1.1, debido a la creación de nuevas órdenes de coste.
• Versión 1.1 (03/03/2006): añadido control de excepciones de órdenes ...9998 para que funcionen los traspasos en los que intervienen institutos y otros centros que no comiencen por C0390.
• Versión 1.0 (20/02/2006): versión inicial del documento.

Anexos

• Hoja de cálculo para procesar gastos de teléfono en cualquier año (con el valor de prorrata predeterminado en el 18% (cargos_telefono.xls).