La Ley 25/2013, de 27 de diciembre, de impulso de la factura electrónica y creación del registro contable de las facturas en el Sector Público establece:

• El impulso del uso de la factura electrónica en el sector público, de modo obligatorio, con carácter general. Las AAPP podrán excluir de esta obligación a las facturas cuyo importe sea inferior o igual a 5.000,00 €.
• La creación de un registro contable de facturas gestionado por el órgano o unidad que tenga atribuida la función contable.
• Para determinados proveedores, la obligación de presentación en un registro administrativo de las facturas expedidas por los servicios que presten o bienes que entreguen a una Administración Pública.

Una factura electrónica es un documento electrónico que:

• Contiene el mismo tipo de información que hay en una factura tradicional y se envía a través de medios electrónicos.
• Tiene validez legal cuando lleva una firma electrónica avanzada que garantiza la autenticidad, la integridad y el no rechazo.
• Es susceptible de ser tramitada por medios electrónicos y relaciona a clientes y proveedores.

Por otro lado, la ley obliga a conservar la factura electrónica junto con la firma electrónica y el certificado digital durante el período de prescripción.

Hemos preparado una presentación sobre la factura electrónica y su puesta en marcha en la UCM. Para acceder a ella, por favor, identifíquese primero con su cuenta UCM. También puede encontrar un vídeo de eAdministracionEs sobre la factura electrónica en Youtube.

También está disponible el manual de proceso de facturas electrónicas de gastos.

Las facturas electrónicas destinadas a la UCM se presentarán, desde el 10 de julio de 2017, a través del Punto General de Entrada de Facturas Electrónicas de la Administración General del Estado, denominado FACe.

Deberán presentarse las facturas en formato electrónico Facturae cuando su importe, considerando todos los impuestos repercutidos y antes de aplicar retenciones a cuenta, como las derivadas del IRPF, supere 5.000 Euros y el emisor disponga de un NIF español. Los servicios administrativos de la UCM rechazarán las facturas en papel de este tipo.

Podrán presentarse, a elección del proveedor, las facturas en formato electrónico Facturae cuyo importe sea igual o inferior a 5.000 Euros y el emisor disponga de un NIF español. También podrán presentarse en formato electrónico Facturae las facturas de cualquier importe y moneda de curso legal emitidas por emisores que no dispongan de un NIF español.

El proveedor podrá consultar toda la información sobre el procedimiento general en el sitio web de FACe.

En las facturas emitidas a nombre de la Universidad Complutense de Madrid (CIF Q2818014I) se indicarán obligatoriamente los códigos DIR3, facilitados desde la UCM de una de estas formas:

• Indicado en el contrato de adjudicación.
• Suministrado por el peticionario del bien o servicio.
• Facilitado desde la Sección de Asuntos Económicos que gestionará la factura.

Además de en el punto de consulta habitual de FACe, los códigos DIR3 se pueden consultar en este enlace, que contiene una pestaña con información detallada sobre la estructura de códigos DIR3 y los casos en los que debe cumplimentarse el órgano proponente. Puede usar las vistas de filtro temporales (observe la imagen) para filtrar rápidamente sin tener que descargar una copia del archivo. Si encuentra discrepancias entre ambas fuentes, la operativa es la que se muestra en FACe. Sin embargo, si Vd. pertenece a la UCM y cree que la correcta es la que figura en la hoja de cálculo compartida, puede contactar con el Servicio de Coordinación y Apoyo al Área Económica.

No olvide consultar también el siguiente apartado sobre el envío correcto de otros datos solicitados por la Administración en la factura electrónica.

 

Cuando los servicios administrativos así se lo indiquen y, en todo caso, en aquellas adquisiciones tramitadas mediante expedientes de contratación, deberá indicarse el número de expediente facilitado por la UCM en el campo FileReference de la primera posición de detalle de la factura. Si está utilizando la aplicación de escritorio Facturae, puede usar la siguiente captura de pantalla como referencia de la ubicación del campo.

Las facturas para su tramitación en expedientes logísticos del Servicio de Mantenimiento tendrán que indicar también el número de pedido correspondiente a la factura en el campo ReceiverTransactionReference de la primera posición de detalle de la factura. Si utiliza la aplicación de escritorio Facturae, encontrará el campo en la pestaña Refs. Receptor que puede verse en la imagen anterior.

Para más información sobre el uso normalizado de las etiquetas mencionadas en los párrafos anteriores para la información requerida, puede consultar la nota informativa sobre determinados datos de referencia en la factura electrónica de 18/09/2015. Tenga en cuenta que, en la versión 3.2.2 del formato Facturae, estas etiquetas también existen a nivel de cabecera de factura, además de en las posiciones de detalle, y puede usar indistintamente la de una u otra (cabecera o primera posición de detalle).

¿Cómo presentar una factura electrónica con cesión de crédito (o cesión de cobro) a la UCM?

Si usted es un proveedor y desea presentar una factura electrónica sujeta a una cesión de crédito con un tercero ante la UCM a través de FACe, debe seguir algunas instrucciones específicas adicionales. Aunque se refieren a normas generales no específicas de la UCM, dado que para algunos requisitos hay diversas alternativas, antes de aplicar estas mismas instrucciones para presentar facturas a otras Administraciones Públicas debe confirmar con ellas si admiten todas las alternativas o solo algunas de ellas.

En primer lugar, le recomendamos que lea la Circular conjunta de 22 de junio de 2016, de la Abogacía del Estado y de la Intervención General de la Administración del Estado, sobre las cesiones de crédito en relación con las facturas electrónicas.

Tal y como se menciona en la circular conjunta, debe tener en cuenta que la cesión de crédito solo puede realizarse sobre derechos de cobro ciertos frente a la Administración, por lo que no se pueden aceptar cesiones de crédito en términos indeterminados como, por ejemplo, "todos los derechos futuros hasta nuevo aviso". La cesión de crédito debe hacerse sobre facturas concretas o sobre contratos ya firmados de los que el proveedor sea adjudicatario.

Para presentar una factura electrónica con cesión de crédito debe considerar dos aspectos: la presentación de la documentación del negocio jurídico de cesión de crédito y la información que debe incluirse en la factura electrónica relativa al mismo.

Para presentar la documentación del negocio jurídico de cesión de crédito, puede optar por presentarla junto con la factura electrónica, como anexo separado o incrustada en el XML de la factura electrónica, o presentarla por registro administrativo y puede ser un documento público o privado, cuyo original sea en papel o en formato electrónico. Para los diferentes aspectos relacionados con cada variante, puede acudir a la circular conjunta antes mencionada. Cuando sea posible y si la cesión de crédito no se ha elevado a escritura pública, desde la UCM le recomendamos que lo adjunte a la presentación de la factura electrónica en FACe, como documento PDF anexo y con firma electrónica de los intervinientes.

En cuanto a la información que debe incluirse en la factura electrónica para reflejar la cesión de crédito, el estándar Facturae incluye un apartado específico para documentarla, identificado por la etiqueta XML FactoryAssignmentData. Bajo esta etiqueta y su contenido se puede identificar al cesionario y los datos de pago, así como, opcionalmente, incluir una referencia a un repositorio con el documento público (en su caso) que documenta la cesión de crédito. Al incluirse aquí los datos de pago (normalmente, la cuenta bancaria), no deben incluirse los datos de la cuenta bancaria del proveedor (etiqueta PaymentDetails de la etiqueta Invoice).

Tenga en cuenta que la referencia anterior se refiere al estándar técnico del fichero que se presenta en FACe. El fichero debe ser generado por una aplicación de facturación y es esta aplicación (que es la aplicación que usa su empresa) la que debe presentar al usuario los campos en pantalla para permitir la introducción de la información necesaria, por lo que si no dispone de los campos necesarios, deberá contactar con el proveedor tecnológico de la misma para que la adapte.

En resumen, para presentar una factura electrónica ante la UCM con cesión de crédito:

• La cesión de crédito debe hacerse sobre derechos ciertos: una factura concreta o todas las facturas correspondientes a un contrato determinado. Unas u otro deben figurar en el documento de aceptación de la cesión de crédito, que puede ser un documento privado o público, preferentemente en formato y con firma electrónicos.
• Cada factura electrónica con cesión de crédito debe incorporar la cláusula FactoryAssignmentData con los datos del cesionario y la cuenta bancaria donde se debe efectuar el pago. Deben omitirse las etiquetas que normalmente indican la cuenta bancaria del proveedor.
• Al menos en la primera factura electrónica sujeta a cada cesión de crédito (y, preferentemente, acompañando a cada una) debe adjuntarse el documento de cesión de crédito, o bien presentarse este por registro administrativo de acuerdo a la Ley 39/2015 de Procedimiento Administrativo Común del Sector Público.

¿Cómo solicitar una factura electrónica a la UCM?