Introducción

Este documento explica cómo averiguar en qué situación dentro del workflow se encuentra la tramitación de un expediente. El documento asume que el usuario conoce el procedimiento de búsquedas en el Gestor de Expedientes.

Procedimiento para localizar un workitem correspondiente al expediente

1. Localice el expediente del que quiere conocer la situación en el workflow y ábralo. La pantalla tendrá un aspecto similar al de la imagen, en la cual aparece en la esquina izquierda recuadrada en rojo la sección a la que debe dirigirse en el siguiente punto.
   
   
2. En la parte izquierda de la franja blanca de título puede aparecer un botón como el de la imagen, con la leyenda Servicios para objeto. Haga clic en la parte central del botón. Si el botón no aparece, pase directamente al apartado siguiente (Procedimiento para localizar un workitem correspondiente a un documento presupuestario del expediente).
   
   
3. Al hacer clic, aparecerá una ventana flotante (observe la imagen del punto anterior) en la que, entre otros, encontrará el icono relacionado habitualmente con el workflow, un cuadrado azul con un triángulo negro en su interior. Púlselo y desplegará el menú que se ve en la imagen del punto anterior. Escoja ahí la opción Resumen workflow.
   
   
4. Aparecerá una ventana con una relación de workitems (columna Nombre de paso), su estado (columna Status), la fecha y hora en que se creó la tarea (no en la que se ejecutó), y el usuario que la tiene/tenía asignada. Si aún no la ha aceptado nadie aparecerá el texto Información... sobre el que podrá hacer clic para ver la lista de posibles responsables.
   
   

Si el workitem está asignado a una persona y se quiere que sea otra la que se ocupe de él, siga las instrucciones del apartado Liberar un workitem para hacerlo.

Procedimiento para localizar un workitem correspondiente a un documento presupuestario del expediente

El procedimiento del apartado anterior es aplicable si la tramitación del expediente no está pendiente de la contabilización de un documento presupuestario. En este caso, lo que debe hacer es averiguar la situación en el workflow del documento presupuestario en sí mediante los pasos siguientes, que son válidos (desde el punto 3) para cualquier documento presupuestario, incluso si no es parte de un expediente.

1. Localice el expediente del que quiere conocer la situación en el workflow y ábralo. La pantalla tendrá un aspecto similar al de la imagen, en la cual aparece en la parte derecha recuadrada en rojo la sección a la que debe dirigirse en el siguiente punto.
   
   
2. Despliegue las carpetas existentes en la sección recuadrada para localizar el documento presupuestario del que quiere conocer su situación en workflow. Normalmente querrá conocer la situación del documento presupuestario correspondiente a la fase más avanzada de la tramitación, para lo que debe desplegar las carpetas en orden inverso (comenzando por la fase O y retrocediendo hasta la fase R) hasta encontrar el documento que busca. Haga doble clic en el documento para visualizarlo.
   
   
3. Una vez esté visualizando el documento en pantalla (bien por haber llegado aquí desde el gestor de expedientes o, si es un documento presupuestario independiente, desde la opción de visualización correspondiente), diríjase a la opción de menú Entorno -> Enlaces de objetos. En la imagen puede ver la ubicación del menú para distintos tipos de documentos presupuestarios.
   
   
4. A partir de este momento, el procedimiento es similar al del apartado anterior. Aparecerá una ventana flotante en la que, entre otros, encontrará el icono relacionado habitualmente con el workflow, un cuadrado azul con un triángulo negro en su interior. Púlselo y desplegará el menú que se ve en la imagen. Escoja ahí la opción Resumen workflow.
   
   
5. Aparecerá una ventana con una relación de workitems, su estado, la fecha y hora en que se creó la tarea (no en la que se ejecutó), y el usuario que la tiene/tenía asignada. Si aún no la ha aceptado nadie aparecerá el texto Información... sobre el que podrá hacer clic para ver la lista de posibles responsables.
   
   

Procedimiento para liberar un workitem asignado a un usuario

1. Entre en su bandeja de entrada del workflow (obligatoriamente desde el gestor de expedientes si el workitem corresponde a un expediente).
   
   
2. Localice en la lista de elementos de la parte derecha de la pantalla el workitem que quiere liberar. Observe el icono con forma de cajita que ese elemento tiene en su casilla; si la cajita es totalmente blanca, el workitem no ha sido aceptado. Si, por el contrario, parte de la cajita es gris, el workitem ha sido aceptado y puede tener que apartarlo.
   
   
3. Para apartar un workitem aceptado, pulse el botón derecho del ratón sobre el workitem y, en el menú emergente que aparecerá, escoja la opción Apartar. Alternativamente, puede seleccionar el workitem haciendo clic una sola vez sobre él y pulsar después el botón Apartar. En ambos casos, el icono de la columna Status para ese workitem cambiará a una cajita totalmente blanca.