Preguntas frecuentes (gestores de prácticas)
Aviso
Este contenido tiene carácter meramente informativo, carece de valor jurídico y está supeditado a la normativa vigente y a las instrucciones que dicte, al respecto, la Seguridad Social.
A. Requisitos para el alta en la Seguridad Social
- ¿Saben los estudiantes que tienen que pedir el número de la Seguridad Social?
- ¿Cómo puedo comprobar si mis alumnos han obtenido su número de Seguridad Social?
- ¿Qué documentación necesitan los estudiantes extranjeros para solicitar su número de la Seguridad Social?
1. ¿Saben los estudiantes que tienen que pedir el número de la Seguridad Social?
Es probable que los estudiantes no estén al corriente de los últimos cambios legislativos o que no sepan muy bien qué tienen que hacer.
En algunos títulos se les ha enviado un correo con un contenido similar al siguiente:
Para la realización de prácticas externas, es obligatorio que la entidad donde realices las prácticas o, en su caso, la universidad, te dé de alta en la Seguridad Social, por aplicación de la Disposición Adicional 52ª del texto refundido de la Ley General de la Seguridad Social, aprobado por Real Decreto Legislativo 8/2015, de 30 de octubre, BOE 31/10/2015.
Por ello, necesitamos que aportes, a través del Portal de Gestión Integral de Prácticas Externas (GIPE), tu número de la Seguridad Social, en la pestaña “Datos personales”, apartado “Datos de contacto”, campo “Nº afiliación S.S.”, sin guiones.
Puedes consultar o solicitar tu número de la Seguridad Social (NUSS o NAF) a través del Portal de la Tesorería de la Seguridad Social IMPORTASS. Necesitarás tus datos identificativos (DNI o NIE), tus datos de contacto (teléfono móvil y email) y tu domicilio habitual. Podrás identificarte mediante Cl@ve o certificado electrónico o, si ya tienes NUSS asignado, mediante SMS. Si no tienes NUSS asignado y no dispones de estos medios, puedes hacer una solicitud en la que tendrás que enviar una fotografía en la que aparezcas con tu documento de identidad.
Además, si no tienes DNI o NIE, aunque puedas solicitar el número con tu pasaporte, deberás realizar los trámites para solicitar el NIE y comunicar el cambio de identificación en la secretaría de tu centro. Antes de empezar las prácticas deberás aportar la solicitud de NIE si aún no dispusieras de él.
Puede enviarles un texto como este para recordarles la necesidad de obtener el número.
2. ¿Cómo puedo comprobar si mis alumnos han obtenido su número de Seguridad Social?
Los estudiantes que ya dispongan de número de la Seguridad Social deben tenerlo informado en su pestaña de “Datos personales” en el programa de Gestión Integral de Prácticas Externas (GIPE). Si no aparece este dato, los propios estudiantes pueden introducirlo modificando sus datos. Si el número que aparece no fuera correcto, deben confirmar que disponen de su propio número y que no están intentado introducir el de sus progenitores. Si hay discrepancia, deberán escribir a sspracticas@ucm.es.
3. ¿Qué documentación necesitan los estudiantes extranjeros para solicitar su número de la Seguridad Social?
Los estudiantes extranjeros que no dispongan de NIE podrán solicitar su número de la Seguridad Social con el pasaporte a través de una solicitud en el Portal de la Tesorería de la Seguridad Social IMPORTASS. Mientras los estudiantes no dispongan de este número, no se les podrá dar de alta en la Seguridad Social.
Además tienen que solicitar un NIE y aportarlo, cuando lo obtengan, a la Universidad, a la entidad responsable del alta y a la Seguridad Social. De no disponer de NIE en el momento de empezar las prácticas, deberán aportar la correspondiente solicitud de NIE para poderles dar de alta.
Por último, deberán indicar una dirección válida de residencia fiscal.
B. Situaciones que dan derecho a alta en la Seguridad Social
- ¿Qué prácticas dan derecho a cotizar a la Seguridad Social?
- ¿Quién es la entidad responsable del cumplimiento de las obligaciones a la Seguridad Social?
- ¿Hay que dar de alta a los estudiantes extranjeros en la Seguridad Social?
- Mis estudiantes van a realizar prácticas en el extranjero, ¿hay que darles de alta en la Seguridad Social?
- ¿Hay que dar de alta a los estudiantes que realizarán prácticas online?
- ¿Las prácticas extracurriculares dan derecho al alta en la Seguridad Social?
- ¿La realización del Trabajo Fin de Grado o del Trabajo Fin de Máster en una empresa dan derecho al alta en la Seguridad Social?
- ¿Hay que dar de alta a los estudiantes que realicen prácticas en un curso de extensión universitaria?
- Un estudiante me dice que no figura de alta, ¿qué puede estar pasando?, ¿puede realizar las prácticas?
- Si un estudiante ya está dado de alta en la Seguridad Social porque está desarrollando otra actividad, ¿puede realizar las prácticas?
- Si un estudiante está cobrando la prestación por desempleo o una pensión, ¿dejará de cobrarla si realiza las prácticas?
- Si un estudiante está recibiendo asistencia sanitaria por ser mutualista o beneficiario de MUFACE u otra mutua, ¿perderá esa prestación si realiza las prácticas?, ¿debe darse de baja en la mutua?
1. ¿Qué prácticas dan derecho a cotizar a la Seguridad Social?
En el ámbito universitario, todas aquellas prácticas externas dirigidas a la obtención de titulaciones oficiales de grado, máster y doctorado o a la obtención de un título propio de la universidad, ya sea un máster de formación permanente, un diploma de especialización o un diploma de experto.
Procede el alta, por tanto, en todas las prácticas externas curriculares, que deben estar integradas en el correspondiente plan de estudios en el marco de asignaturas de “prácticas externas”.
Las prácticas extracurriculares dan derecho a cotizar si se cumplen una serie de condiciones [ver siguientes consultas, criterio 11/2023, 4ª ampliación, apartado 1, 31/01/2024].
En todo caso, si las prácticas son remuneradas, dan derecho a cotizar. [RD 1493/2011].
[Ver esquema de alta].
2. ¿Quién es la entidad responsable del cumplimiento de las obligaciones a la Seguridad Social?
En el caso de prácticas remuneradas, la entidad que financia el programa de formación; es decir, la que paga la remuneración.
En el caso de prácticas no remuneradas, la entidad donde se realicen las prácticas. Sin embargo, es posible que el convenio de prácticas disponga que es la Universidad Complutense la que asume las obligaciones. En ese caso, las gestiones con la Seguridad Social las realiza la Unidad de Seguros Sociales de Estudiantes en Prácticas No Remuneradas.
3. ¿Hay que dar de alta a los estudiantes extranjeros en la Seguridad Social?
Sí, pero deben solicitar su número de la Seguridad Social y su NIE para que se pueda tramitar el alta [criterio 11/2023, 1ª ampliación, quinta, consulta 2, 07/11/2023]. No podrán empezar las prácticas mientras no tengan el número de la Seguridad Social y deberán aportar justificante de haber solicitado el NIE. También, deben indicar una dirección válida de residencia fiscal.
4. Mis estudiantes van a realizar prácticas en el extranjero, ¿hay que darles de alta en la Seguridad Social?
Depende de la universidad donde se matriculen para realizar las prácticas: si es la Complutense u otra universidad española, hay que darlos de alta, aun cuando la entidad donde realicen las prácticas sea extranjera; si la universidad es extranjera, no hay que darlos de alta, pero se aplicará la normativa del país que corresponda [criterio 11/2023, 1ª ampliación, cuarta y sexta, 07/11/2023].
5. ¿Hay que dar de alta a los estudiantes que realizarán prácticas online?
A los estudiantes que realicen prácticas online hay que darlos de alta, siempre y cuando residan en España. Si residen en el extranjero y realizan las prácticas desde allí, no hay que darlos de alta [criterio 11/2023, 2ª ampliación, consulta 6ª, 15/12/2023, y revisión criterio 11/2023, 2ª ampliación, consulta 6ª, 20/12/2023].
6. ¿Las prácticas extracurriculares dan derecho al alta en la Seguridad Social?
Las prácticas extracurriculares dan derecho al alta siempre y cuando sean susceptibles de incorporarse al Suplemento Europeo al Título y hayan sido previamente autorizadas por la Universidad [criterio 11/2023, 4ª ampliación, apartado 1, 31/01/2024].
En el caso de títulos propios, no se pueden acompañar del Suplemento Europeo al Título, por lo que, en caso de ser prácticas no remuneradas, no darán derecho al alta [RD 22/2015 requisitos de expedición del SET].
En cualquier caso, la Universidad Complutense, salvo excepciones, solo autoriza prácticas extracurriculares remuneradas, con lo que siempre dan derecho a alta en la Seguridad Social.
7. ¿La realización del Trabajo Fin de Grado o del Trabajo Fin de Máster en una empresa dan derecho al alta en la Seguridad Social?
Las actividades que se desarrollen en una empresa para la elaboración de un Trabajo Fin de Grado o de un Trabajo Fin de Máster no se consideran prácticas y no dan, por tanto, derecho al alta en la Seguridad Social.
8. ¿Hay que dar de alta a los estudiantes que realicen prácticas en un curso de extensión universitaria?
Las actividades de extensión universitaria como cursos, seminarios, simposios, congresos, talleres y jornadas no dan derecho a alta, ya que no están encaminadas a obtener un Título Oficial ni un Título Propio [criterio 11/2023, 4ª ampliación, apartado 1, 31/01/2024].
9. Un estudiante me dice que no figura de alta, ¿qué puede estar pasando?, ¿puede realizar las prácticas?
En primer lugar, es posible que el alta no se esté tramitando por omisión o error en algún dato necesario para realizar el trámite. Debe consultar en la aplicación de Gestión Integral de Prácticas Externas (GIPE) si la siguiente información es correcta:
- Datos personales
- Datos identificativos del estudiante: solo se admite DNI español, NIE o pasaporte; no se admiten identificadores internos como los que se utilizan para los estudiantes de movilidad. En caso de que disponga de pasaporte, el estudiante debe aportar justificante de haber solicitado el NIE.
- Datos de contacto: ya que se utilizarán como residencia fiscal del estudiante. Si los datos de contacto son correctos, pero el estudiante quiere comunicar una dirección diferente como su residencia fiscal, deberá comunicarlo a la entidad responsable; si ésta fuera la Universidad, debe remitirla a sspracticas@ucm.es.
- Número de afiliación: que debe ser el del estudiante y no el de sus progenitores.
- Datos de la práctica
- Quién asume las obligaciones a la Seguridad Social según el convenio de la entidad donde se realizan las prácticas.
- Si la práctica está validada.
- Las fechas de inicio y final de la práctica. Teniendo en cuenta que si tiene varias prácticas asignadas y éstas se solapan, la fecha de alta será la de la práctica que comience antes y la fecha de baja la de la práctica que termine más tarde.
Si estos datos no son correctos, el estudiante no puede comenzar las prácticas, ya que no se le puede dar de alta en la Seguridad Social.
Si estos datos son correctos, sí puede comenzar las prácticas, pero es posible que aún no se haya tramitado el alta porque aún estemos en plazo de comunicar la situación a la Seguridad Social.
En el caso de prácticas no remuneradas, las entidades responsables disponen de un plazo general de 10 días desde el comienzo o la finalización de las prácticas para comunicar el alta o la baja a la Seguridad Social.
No obstante, hay un plazo excepcional para estas comunicaciones hasta el 31 de marzo de 2024 [disposición transitoria décima del Real Decreto-ley 8/2023, de 27 de diciembre, BOE 28/12/2023].
Por lo tanto, es posible que los estudiantes no vean reflejada su situación de alta o baja hasta que no hayan pasado diez días o, si es anterior al 31 de marzo, hasta abril.
10. Si un estudiante ya figura de alta en la Seguridad Social porque está desarrollando otra actividad, ¿puede realizar las prácticas?
Figurar de alta previamente en la Seguridad Social no impide realizar las prácticas. Sin embargo, no tendrá derecho a las prestaciones correspondientes a las prácticas ni cotizará por ellas mientras coincidan ambas situaciones [D.A. 52º de la LGSS, apartado 11].
No obstante, el procedimiento para informar de estas situaciones está pendiente de definición por la Seguridad Social.
11. Si un estudiante está cobrando la prestación por desempleo o una pensión, ¿dejará de cobrarla si realiza las prácticas?
La realización de las prácticas no afectará a su derecho a la percepción de la prestación por desempleo o de una pensión por jubilación o por incapacidad permanente. Estas situaciones no impiden su realización, pero no darán derecho a las prestaciones correspondientes a las prácticas ni se cotizará por ellas [D.A. 52º de la LGSS, apartado 11].
No obstante, el procedimiento para informar de estas situaciones está pendiente de definición por la Seguridad Social.
12. Si un estudiante está recibiendo asistencia sanitaria por ser mutualista o beneficiario de MUFACE u otra mutua, ¿perderá esa prestación si realiza las prácticas?, ¿debe darse de baja en la mutua?
El alta en la Seguridad Social en situación asimilada a trabajadores por la realización de prácticas no afectará a la asistencia sanitaria a la que se pueda tener derecho previamente [D.A. 52º de la LGSS, apartado 11]. Por tanto, los estudiantes que, como mutualistas o beneficiarios de MUFACE u otra mutua, vinieran disfrutando de asistencia sanitaria, seguirán recibiendo dicha asistencia y no procede su baja en dichas mutualidades.
C. Seguimiento y control de las prácticas
- ¿Con cuánta antelación deben aparecer las prácticas en GIPE?
- Si un estudiante no puede realizar las prácticas por enfermedad u otra circunstancia justificada, ¿cómo se procede?
- Si un estudiante ha cancelado sus prácticas, ¿qué trámite debo realizar?, ¿cotizará por los días de prácticas realizados?
- ¿Es posible modificar la fecha de inicio o de fin de las prácticas?
- Un estudiante nos ha comunicado que está enfermo, ¿puede realizar las prácticas?
1. ¿Con cuánta antelación deben aparecer las prácticas en GIPE?
Las prácticas deben ser validadas y los correspondientes anexos generados en GIPE con 15 días de antelación a la incorporación del estudiante, con el fin de garantizar la comunicación de alta la Seguridad Social en plazo.
Una vez validada la fecha de inicio de la práctica, no se podrá modificar a una fecha anterior, solo se admitirá modificar a una fecha posterior.
2. Si un estudiante no puede realizar las prácticas por enfermedad u otra circunstancia justificada, ¿cómo se procede?
En estos casos, la persona que coordine las prácticas tendrá que informar de estas circunstancias en el programa de Gestión Integral de Prácticas Externas (GIPE) y se suspenderá el periodo de prácticas durante el tiempo que dure la situación.
Además, dependiendo del motivo de suspensión se cotizará por los días previstos de prácticas. Los motivos que dan derecho a cotizar son los siguientes:
- Incapacidad Temporal por contingencias profesionales (una enfermedad profesional o un accidente de trabajo).
- Nacimiento y cuidado de menor.
- Riesgo durante el embarazo.
- Riesgo durante la lactancia natural.
3. Si un estudiante ha cancelado sus prácticas, ¿qué trámite debo realizar?, ¿cotizará por los días de prácticas realizados?
En todo caso, hay que informarlo en GIPE. Si las prácticas no han comenzado y quedaban más de 15 días para el comienzo, simplemente no se le dará de alta en la Seguridad Social. Si quedan menos de 15 días, es probable que ya se haya tramitado el alta en la Seguridad Social, pero se podrá cancelar.
Si las prácticas ya hubieran comenzado, es necesario informar la renuncia a las prácticas a la Seguridad Social. Por ello, el estudiante deberá firmar un documento en el que figure su renuncia explícita. En cualquier caso, el estudiante cotizará por los días de prácticas realizadas.
4. ¿Es posible modificar la fecha de inicio o de fin de las prácticas?
En el caso de que la Universidad asuma la gestión de la Seguridad Social, se informa a la Seguridad Social de la fecha de inicio y de fin de prácticas con una antelación de 15 días.
Por tanto, cualquier cambio antes de ese plazo de 15 días se podrá realizar sin inconvenientes.
Si el cambio es para una fecha dentro del plazo de 15 días, se podrá realizar si es para cambiar a una fecha posterior, pero no se podrá adelantar ni la fecha de inicio ni la fecha de fin de prácticas.
5. Un estudiante nos ha comunicado que está enfermo, ¿puede realizar las prácticas?
Es su médico quién debe valorar si está en condiciones de realizar prácticas.
No obstante, si el estudiante está compatibilizando un trabajo con sus prácticas, debe tener en cuenta que mientras esté de baja, no podrá realizar tampoco prácticas durante ese periodo.
Si no puede realizar prácticas, hay que informar la Incapacidad Temporal en el programa de Gestión Integral de Prácticas Externas (GIPE) y se suspenderá el periodo de prácticas durante el tiempo que dure la situación. Puede ser una Incapacidad Temporal por contingencias comunes (enfermedad común o accidente no laboral) o por contingencias profesionales (enfermedad profesional o accidente de trabajo).
D. Otras consultas
- ¿Cuál es el procedimiento para obtener el NIE?
- Un estudiante ha cambiado su documento de identificación, ¿qué debe hacer?
- Mi duda no es referente a la Seguridad Social, sino a las prácticas, ¿a dónde puedo dirigirme?
- Mi duda no aparece reflejada en estas preguntas, ¿a dónde puedo dirigirme?
- He escrito a sspracticas@ucm.es pero no he recibido respuesta.
1. ¿Cuál es el procedimiento para obtener el NIE?
La solicitud debe realizarse de forma presencial, bien directamente en la Dirección General de la Policía, bien a través de las Oficinas de Extranjería o Comisarías de Policía. Si el estudiante no está en España en el momento de la solicitud, debe solicitarlo a través de las Oficinas Consulares de España en el exterior.
El plazo para resolver y notificar la solicitud es de 5 días.
Dispone de más información en la Sede Electrónica de la Policía Nacional.
2. Un estudiante ha cambiado su documento de identificación, ¿qué debe hacer?
Debe acudir a la Secretaría de Estudiantes del centro donde haya realizado la matrícula para notificar el cambio y presentar la documentación que lo acredite. En unos días, se actualizarán sus datos en GIPE.
3. Mi duda no es referente a la Seguridad Social, sino a las prácticas, ¿a dónde puedo dirigirme?
Si tu duda es referente a las prácticas, puedes consultar la Oficina de Prácticas y Empleo. También puedes escribir un correo: si se trata de un título oficial, a opeinfo@ucm.es; o, si es un título propio, a practicasexternas-sfp@ucm.es.
4. Mi duda no aparece reflejada en estas preguntas, ¿a dónde puedo dirigirme?
Si tu duda es referente a la situación en la Seguridad Social de los estudiantes en prácticas no remuneradas, escríbenos a sspracticas@ucm.es.
5. He escrito a sspracticas@ucm.es pero no he recibido respuesta.
Normalmente respondemos los correos en el día o el día después, salvo cierre institucional. Debe asegurarse de que está escribiendo a la dirección correcta y que está utilizando su dirección institucional (@ucm.es). Normalmente, los correos ajenos a la universidad son derivados a la carpeta de Spam y, por tanto, no los tramitamos.