Esta convalidación se realiza, por convenio, de forma automática, lo cual significa que los estudiantes no necesitan solicitarla, pues se ocupan de ello los coordinadores de ambas universidades.

Una vez terminado el primer año, los coordinadores de la universidad alemana envían los expedientes académicos de los estudiantes, en los que constan la nota media por 60 créditos, así como el listado completo de las asignaturas obligatorias y optativas cursadas. 

Esta nota media (en su equivalencia española) es la que aparece como calificación en el acta y en el expediente de la UCM para el primer curso. En el apartado de Observaciones consta después la lista de asignaturas de cada estudiante, con los títulos traducidos al español pero sin las notas detalladas.