Algunos de los aspectos que introduce la regulación del ministerio para la gestión de programas de doctorado, relacionados con la supervisión y seguimiento de sus estudiantes son:

• La asignación de un tutor en el momento de la admisión.
• Documento de actividades del doctorando y registro del obligatorio de un Plan de investigación asociado a la tesis.
• La asignación del director como máximo a los tres meses desde que el doctorando ha sido admitido en el programa de doctorado.
• Seguimiento del doctorando

Procedimiento de asignación de Tutor

Una vez admitido al programa de doctorado, a cada doctorando le será asignado un tutor por parte de la comisión académica. El tutor será un doctor con acreditada experiencia investigadora, ligado a la Facultad de Óptica y Optometría y su función será velar por la relación del doctorando con la comisión académica del programa. La Comisión podrá modificar el nombramiento con posterioridad si fuera necesario.

Cuaderno de actividades personalizado

Una vez matriculado en el programa, se abrirá para cada doctorando el cuaderno de actividades personalizado en el que el doctorando reflejará todas las actividades de interés para el desarrollo del doctorado. Este documento será regularmente revisado por el tutor y el director de tesis y evaluado anualmente por la comisión académica responsable del programa de doctorado. El tutor y director o directores serán los responsables de acreditar ante la Comisión que los datos registrados son ciertos.

La Universidad Complutense de Madrid cuenta con una herramienta de software de acceso web (RAPI) que alberga el documento de actividades del doctorando como una base de datos. Los directores y tutores tienen acceso a los cuadernos de actividades de sus alumnos dirigidos y/o tutorizados. La comisión académica del programa tendrá también acceso a los cuadernos de actividades de todos los alumnos matriculados.

Procedimiento de asignación de director

En el plazo máximo de tres meses desde su matriculación, la comisión académica deberá asignar a cada doctorando un director/es de tesis doctoral que podrá ser coincidente o no con el tutor al que se refiere el apartado anterior. En ese momento el doctorando firmará el compromiso documental e inscribirá la tesis doctoral.

Criterio para la asignación de directores de tesis en el programa de doctorado en Óptica, Optometría y Visión: Todo doctorando debe tener al menos un director de tesis perteneciente al programa de doctorado, pudiendo ser los otros posibles codirectores internos o externos al mismo.

La comisión académica, oído al doctorando, director y tutor podrá modificar el nombramiento del tutor o director de un doctorando en cualquier momento del periodo de realización del doctorado, siempre que concurran razones justificadas. Para solicitar un cambio o inclusión de director/es de tesis se deberá presentar en la secretaría de estudiantes el impreso para la "Inscripción / Modificación del Proyecto de Tesis Doctoral" (Modelo 057) debidamente cumplimentado y firmado. Dicha solicitud se deberá acompañar de un curriculum vitae del nuevo director si este no pertenece al programa de doctorado.

Seguimiento del doctorando

La comisión académica del programa de doctorado establecerá los mecanismos de evaluación y seguimiento de los doctorados, ajustándose a lo dispuesto en el RD99/2011, la normativa de doctorado de la UCM y las propuestas contenidas en el presente documento de verificación.

La comisión académica del programa velará igualmente para que las tesis se realicen en el tiempo proyectado, a través de los mecanismos de evaluación del cuaderno de actividades personalizado. El director de tesis será responsable de revisar las actividades que el doctorando anota en su Cuaderno de Actividades Personalizado. En él se anotarán los resultados y conclusiones de las actividades formativas, así como observaciones relativas al desarrollo de la investigación que el director considere oportunas. Director y tutor emitirán un informe paralelo al Cuaderno de Actividades en el que se valorará el trabajo del doctorando y se confirmará la validez de los contenidos del Cuaderno de Actividades Personalizado.

Tal y como establece el artículo 14.3 del referido real decreto, el tribunal que evalúe la tesis dispondrá del documento de actividades del doctorando, con las actividades formativas llevadas a cabo por el doctorando. Este documento de seguimiento no dará lugar a una puntuación cuantitativa pero sí constituirá un instrumento de evaluación cualitativa que complementará la evaluación de la tesis doctoral. De acuerdo, a su vez, con lo estipulado en el artículo 15 del referido real decreto, la estancia y actividades desarrolladas por el doctorando para la obtención de la mención “Doctor Internacional”, se incorporarán al documento de actividades del doctorando.

Antes de la finalización del primer año el doctorando elaborará un Plan de Investigación (actividad formativa 2) que podrá mejorar y detallar a lo largo de su permanencia en el programa. Este plan incluirá al menos la metodología a utilizar y los objetivos a alcanzar. El proyecto debe estar avalado por el tutor y el director, contar con el visto bueno de la comisión académica del programa.

Anualmente la Comisión Académica del programa evaluará en el mes de junio el Plan de investigación y el registro de actividades junto con los informes que a tal efecto deberán emitir el tutor y el director. Para ello tendrá en cuenta principalmente la consistencia del Plan de Investigación y su adecuación a la Tesis Doctoral y el cumplimiento de las tareas planeadas y los resultados conseguidos.

La evaluación positiva será requisito indispensable para continuar en el programa. En caso de evaluación negativa, debidamente motivada, el doctorando deberá ser evaluado de nuevo en el plazo de seis meses, a cuyo efecto elaborará un nuevo Plan de Investigación. En el supuesto de producirse nueva evaluación negativa, el doctorando causará baja definitiva en el programa. Esta decisión podrá ser recurrida ante la comisión de doctorado de la UCM.

Código de Buenas Prácticas para la elaboración y supervisión de las tesis doctorales.