En las oficinas podemos encontrarnos documentos de archivo y documentos de apoyo informativo.

Los documentos de archivo son el resultado material de los diferentes procedimientos administrativos. Se caracterizan por:

- Su carácter seriado: reflejan actividades que se prolongan a lo largo del tiempo y se constituyen en series que responden a las funciones encomendadas a cada oficina (expedientes personales, académicos, de obras, correspondencia, actas…).

- Tener como finalidad servir como prueba testimonial y material de la actividad encomendada.

- Ser ejemplares únicos y originales no editados o reproducidos.

 

Hay otro tipo de documentos, que no han sido producidos por la actividad administrativa de la oficina y que tan solo nos sirven de apoyo en la gestión. No son únicos ni originales (puede tratarse de reproducciones o fotocopias, circulares, copias de informes, folletos, reproducciones de textos legislativos, etc.) y tampoco tienen valor probatorio. No son documentos de archivo, sino de apoyo informativo, por lo que deben conservarse aparte de los documentos de archivo y en ningún caso enviarse al archivo central. [Seguir leyendo...]