DEFINICIÓN DE CONVENIO

De acuerdo con lo establecido en el artículo 47.1 de la Ley 40/2015, de 1 de octubre, de Régimen Jurídico del Sector Público, son convenios los acuerdos con efectos jurídicos adoptados por las Administraciones Públicas, los organismos públicos y entidades de derecho público vinculados o dependientes o las Universidades públicas entre sí o con sujetos de derecho privado para un fin común.

No tienen la consideración de convenios, los Protocolos Generales de Actuación o instrumentos similares que comporten meras declaraciones de intención de contenido general o que expresen la voluntad de las Administraciones y partes suscriptoras para actuar con un objetivo común, siempre que no supongan la formalización de compromisos jurídicos concretos y exigibles.

Los convenios no podrán tener por objeto prestaciones propias de los contratos. En tal caso, su naturaleza y régimen jurídico se ajustará a lo previsto en la legislación de contratos del sector público.

1.- ¿Cuál es el ámbito de aplicación?

• Los acuerdos nacionales con efectos jurídicos adoptados entre la UCM y otros organiamos públicos, otras entidades de derecho público o sujeto de derecho privado establecidos para un fin común, que se tramiten a través del Servicio de Relaciones Institucionales, Cooperación y Voluntariado (Sección de Gestión de Convenios).
• Los Protocolos Generales de Actuación que comporten meras declaraciones de intención de contenido general o que expresen la voluntad de las partes para actuar con un objetivo común.

2.- ¿Quién tiene competencia para suscribir convenios?

• La competencia para suscribir convenios en la UCM la ostenta el Rector.
• Para los convenios que se tramitan a través del Servicio de Relaciones Institucionales, Cooperación y Voluntariado, la firma de los convenios corresponde al Vicerrector de Planificación, Coordinación y Relaciones Institucionales, nombrado por Decreto Rectoral Decreto Rectoral 41/2023, de 28 de junio, actuando por delegación del Rector según Decreto Rectoral 28/2023, de 28 de junio, de establecimiento de los Vicerrectorados de la UCM, de delegación de competencias y de diversas cuestiones de índole organizativa, publicado en el Boletín Oficial de la Comunidad de Madrid de 10 de julio de 2023.
• La firma de los convenios de cooperación educativa y de colaboración con formación permanente, corresponde a la Vicerrectora de Formación Permanente,  Empleabilidad y Emprendimiento, 

  nombrada  por Decreto Rectoral 37/2023, de 28 de junio,  y actuando por delegación del Rector según Decreto Rectoral  28/2023, de 28 de junio, de establecimiento de los Vicerrectorados de la Universidad Complutense de Madrid, de delegación de competencias y de diversas cuestiones de índole organizativo, publicado en el Boletín Oficial de la Comunidad de Madrid de fecha 10 de julio de 2023.

 3.- ¿Qué contenidos mínimos deben incluir los convenios?

a) Sujetos que suscriben el convenio, así como la capacidad jurídica con la que actúa cada una de las partes.

b) Competencia en la que se fundamenta la actuación de las partes: Fines o funciones de las partes firmantes.

c) Objeto del convenio y actuaciones a realizar por cada sujeto para su cumplimiento, indicando, en su caso, la titularidad de los resultados obtenidos.

d) Obligaciones y compromisos económicos asumidos por cada una de las partes, si los hubiera, indicando su distribución temporal por anualidades y su imputación concreta al presupuesto correspondiente de acuerdo con lo previsto en la legiislación presupuestaria.

e) Consecuencias aplicables en caso de incumplimiento de las obligaciones y compromisos asumidos por cada una de las partes y, en su caso, los criterios para determinar la posible indemnización por el incumplimiento.

g) Mecanismos de seguimiento, vigilancia y control de la ejecución del convenio y de los compromisos adquiridos por los firmantes: Comisión Mixta de Seguimiento.

h) Régimen de modificación del convenio. A falta de regulación expresa la modificación el contenido del convenio requerirá el acuerdo unánime de los firmantes.

h) Plazo de vigencia. Los convenios deberán tener una duración determinada, que no podrá ser superior a cuatro años, salvo que normativamente se prevea un plazo superior. En cualquier momento antes de la finalización del plazo previsto anteriormente, los firmantes del convenio podrán acordar unánimemente su prórroga por un periodo de hasta cuato años adicionales o su extinción.

i) Extinción de los convenios y causas de resolución.

j) Resolución de controversias.

4.- ¿A quién corresponde la iniciativa para proponer la formalización de un convenio?

Cualquier miembro de la comunidad universitaria puede presentar una propuesta, siempre que se justifique su necesidad y oportunidad, así como el interés académico, científico o institucional de la firma del convenio para la Universidad. Para ello, será necesario que la propuesta se acompañe de una menoria justificativa, en los términos previstos en el punto 5.

5.- ¿Cuáles son los requisitos de las propuestas?

• Deberán ajustarse a los modelos aprobados por la UCM disponibles en la página web Convenios Nacionales para cada caso concreto.
• Excepcionalmente, se podrán tramitar propuestas presentadas en otros formatos, siempre que contengan las premisas establecidas por la UCM y cumplan con la normativa que resulte de aplicación.
• Si supone gasto para la UCM, deberá presentarse certificado de la existencia de crédito junto con el documento de retención de crédito, informe de fiscalización previa e informe jurídico.
• La propuesta se presentará en lengua castellana. En el caso de que la entidad externa requiera un ejemplar firmado en otra lengua diferente, se deberá adjuntar el documento traducido al idioma correspondiente.
• En los supuestos en que se rechace la solicitud, por no ser objeto de convenio o porque sea competencia de otro órgano de la UCM, se notificará al promotor la desestimación de la propuesta.
• Asimismo, de acuerdo con lo establecido en el art. 50.1 de la Ley 40/2015 de Régimen Jurídico del Sector Público, los convenios deberán acompañase de una memoria justificativa donde se analice su necesidad y oportunidad, su impacto económico, el carácter no contactual de la actividad en cuestión, así como el cumplimiento de lo previsto en la citada Ley.

6.- Convenios con compromisos económicos

En el caso de convenios que impliquen obligaciones de contenido económico para la Universidad, deberá acreditarse por parte del Centro Gestor que asume en gasto, la existencia de crédito adecuado y suficiente en el presupuesto del ejercicio que corresponda para la cobertura de las obligaciones derivadas del mismo, con designación de la aplicación presupuestaria correspondiente.

Así mismo, en virtud del artículo 48.a) y 84.2 del Reglamento de Gestión Económica y Financiera de la UCM, deberá solicitarse del Gerente la previa tramitación de la oportuna propuesta de gasto, así como Informe de fiscalización previa a la Intervención.

7.- ¿Cómo tramitar una propuesta de convenio?

7.1. Convenios de Cooperación Educativa (Prácticas académicas externas)

• A través de la  aplicación GIPE-UCM. Pueden ampliar información en  Alta de entidades y de ofertas de prácticas

7.2. Otro tipo de Convenios 

La propuesta debe de  remitirse, en formato word, a la Sección de Gestión de Convenios, por correo electrónico  convenios@ucm.es para su valoración (viabilidad y oportunidad) e inicio de su tramitación, si procede, que se realizará como se indica a continuación:

• Recepción y registro de la propuesta, revisión técnica y normativa de los documentos (propuesta de convenio y memoria justificativa).
• Solicitud de los preceptivos informes a los órganos de la UCM implicados, según corresponda. En todo caso, si el convenio supone gasto para la UCM, se requerirá informe de la Asesoría Jurídica.
• Remisión al promotor del convenio del documento con la incorporación de las correcciones y modificaciones que en su caso se puedan incorporar.
• Aceptación y conformidad de las partes intervinientes al documento final.
• La Sección de Gestión de Convenios enviará por correo electrónico el convenio definitivo en formato pdf al promotor del convenio, con indicaciones para iniciar el proceso de firmas.
• La firma de los convenios se realizará en formato electrónico, con certificado de firma digital (art. 14.2  Ley 39/2015, de 1 de octubre, del Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas).
• Excepcionalmente, podrá admitirse firma manuscrita en el caso de imposibibilidad de firma digital por la entidad colaboradora.
• En todo caso, las firmas deben realizarse bajo la misma modalidad, sea firma manuscrita o con certificado de firma digital. No se permite la combinación de ambas (firma híbrida) en un mismo documento.
• En el caso de firma manuscrita, se firmarán tantos ejemplares del convenio como partes firmantes del mismo, con la rúbrica en todas sus páginas, preferiblemente a doble página.
• Archivo y custoria del convenio original.

8.- ¿Cuáles son los tipos de convenios?

Los tipos de convenios que se tramitan a través de la Sección de Gestión de Convenios más habituales son los siguientes:

• Acuerdos Marco: Acuerdo de voluntades que fija unos compromisos iniciales entre los firmantes y requiere de un desarrollo concreto posterior en acciones específicas, y que supera el concepto de protocolo general de actuación o instrumento similar.
• Cátedra Extraordinaria: Las Cátedras Extraordinarias vienen reguladas en el Reglamento de creación de Cátedras  Extraordinaria y otras formas de colaboración entre la UCM y otras instituciones, aprobado por el Consejo de Gobierno de la UCM (BOUC de 12/01/2016).
• Estancias de Doctorado: Regula las estancias de estudiantes de doctorado de la UCM en centros de investigación, laboratorios, etc., tanto públicos o privados,

   con el fin de desarrollar la fase experimental de la tesis doctoral.

• Doctorados industriales: Regula la colaboración en la ejecución de proyectos de investigación industrial o de desarrollo experimental llevado a cabo por la entidad en colaboración con la UCM, y promover la realización de una tesis doctoral por parte de doctorandos de la UCM.
• Prácticas de estudiantes: De Grado, Másteres Oficiales y Enseñanzas Propias. Reguladas en el Reglamento de Prácticas Académicas Externas de la UCM aprobado por el Consejo de Gobierno (BOUC de 10/03/2017). Estos convenios se tramitan a través de la aplicación de Gestión Integral de Prácticas Externa (GIPE-UCM).

• Estancias para la realización de Trabajos fin de Estudio (Grado/Master): Ampara la 

  las estancias de los estudiantes de grado/master de la  UCM en otras entidades para la realización la parte práctica de su TFG/TFM

• Voluntariado: Regula la participación de miembros de la comunidad universitaria de la UCM en actividades de voluntariado, formativas y de participación social.
• Aprendizaje-Servicio: Regular la colaboración para la participación de estudiantes de la UCM en el Proyecto ApS en el marco del Programa Global de Aprendizaje y Servicios de la UCM. 
• Colaboración con Formación Permanente: Recoge la participación de las empresas/entidades en el desarrollo de uno o varios Cursos de Formación Permanente de la UCM (Títulos Propios y Cursos de Formación Continua). Las formas de colaboración que requieren de la firma de un convenio son las siguientes:
  • a) Gestión Externa del curso por parte de la Entidad Colaboradora
  • b) Financiación total o parcial del curso.
  • c) Concesión de becas para estudiantes. 

 Se  tramitan a través del Centro de Formación Permanente de la UCM 

• Adscripción de personal a Institutos Universitarios: Regula la adscripción temporal de investigadores y otro personal a institutos de investigación de la UCM para el desarrollo conjunto de relaciones académicas, científicas y de investigación, asi como la colaboración en las actividades propias del Instituto.
• Acciones específicas: Contempla la colaboración entre la UCM y otros organismos públicos o entidades de derecho privado para un fin común, cuyo objeto y actividades a desarrollar no se contemplan en los supuestos anteriores (actividades culturales o deportivas, colaboración en seminarios, cursos no reglados, cooperación al desarrollo….)

9.- ¿Cómo se extingue un convenio?

Los convenios se extinguen por el cumplimiento de las actuaciones que constituyen su objeto, o por incurrir en causa de resolición.

Son causas de resolución las establecidas en el artículo 51.2 de la ley 40/2015, de 1 de octubre, de Régimen Jurídico del Sector Público.

10.- ¿Qué plazo tienen los convenios vigentes para adaptarse a la Ley 40/2015, de 1 de octubre?

• De conformidad con lo establecido en la disposición adicional octava de la Ley 40/2015, de 1 de octubre, de Régimen Jurídico del Sector Público, todos los convenios vigentes suscritos por la UCM deberán adaptarse a lo previsto en la citada Ley en el plazo de tres meses desde su entrada en vigor, es decir, antes del 2 de octubre de 2019.
• No obstante, esta adaptación será automática para los convenios que no tuvieran determinado un plazo de vigencia o, existiendo, tuvieran una prórroga tácita por tiempo indefinido. En estos casos, el plazo de vigencia será de cuatro años a contar desde la entrada en vigor de la citada Ley, es decir, el 2 de octubre de 2020.