Elijan una carretera, la que quieran, la A-6, la A-2, la que les lleva a su lugar predilecto de vacaciones... Midan 13 kilómetros y ahora imagínenlos llenos de papeles. En horizontal no, de pie, como cuando están en una carpeta. Una barbaridad, ¿no? Pues eso, dispuestos así, en cajas, es lo que ocuparía toda la documentación que alberga el Archivo General de la UCM: 13 kilómetros. "Somos los responsables de toda la documentación que la universidad produce y también de la que recibe", explica Isabel Palomera, la directora de este "servicio público", como lo denomina constantemente. "No somos los contenedores de los papeles que no sirven, sino que somos un servicio público que presta ayuda a la gestión administrativa de la Universidad y que está también a disposición de cualquier ciudadano", subraya.
La directora del Archivo explica que un documento "al igual que un ente vivo nace, crece, se desarrolla y llega un momento en que se hace mayor y se decide, a diferencia de los seres vivos, si va a vivir eternamente o se va a eliminar". Como diría Jack el Destripador -disculpen el manido recurso-, lo mejor será ir por partes. Primera pregunta: ¿Qué se archiva? Primera respuesta: todo.
"Quizá alguna vez se hayan preguntado qué hacen las administraciones con todo el "papeleo" que mueven, ¿dónde va a parar?, ¿qué se archiva?, ¿los documentos tienen caducidad?"
Las unidades administrativas de los servicios centrales y de las facultades, las secretarías de alumnos, etcétera, archivan toda la documentación. Según explica Isabel Palomera, la universidad cuenta con archivos centrales en el Rectorado y en Alumnos. Allí llega la documentación que deja de ser de uso habitual en las unidades administrativas de los servicios centrales, y un tiempo después la más antigua se va enviando al Archivo General Intermedio que, junto al Histórico, está ubicado en el sótano de la Facultad de Derecho. Lo mismo pasa con la documentación que manejan las Facultades, aunque es cada una de ellas la que organiza sus propios sistemas, contando con el asesoramiento y tutela del Archivo General. Las Facultades, como hacen los archivos centrales, cuando lo deciden trasfieren al Archivo Intermedio e Histórico la documentación que consideran que ya no tiene un uso habitual.
Tenemos, pues, miles de documentos que han dejado de tener un uso habitual en un lugar denominado Archivo Intermedio, situado en la Facultad de Derecho. ¿Qué se hace con ellos? Como decía la directora, es el momento de decidir cuáles van a vivir eternamente y cuáles nos van a abandonar. "La decisión la adopta una Comisión Calificadora a la que nosotros como Archivo General le presentamos un estudio de valoración proponiendo el archivo o eliminación de los documentos que nos han llegado", explica Palomera.
¿Qué se suele eliminar? "Los documentos de control horario, por ejemplo, ni nos llegan porque al año se pueden eliminar por la propia unidad administrativa que los tenía; los documentos de pago a los 15 años se eliminan; de los expedientes de becas, dejando las actas, se prescinde a los 5 años; las preinscripciones también se eliminan..." ¿Y qué se queda para siempre? "Los expedientes personales de los trabajadores, los expedientes académicos, las actas de calificaciones, las actas de las Juntas de Gobierno, los títulos de propiedad de la universidad...".
Más preguntas: ¿Llega todo en papel? "También tenemos algo en audio; por ejemplo hace poco hemos recibido casetes y CD del Seminario de Fuentes Orales de la Facultad de Geografía e Historia; documentación cartográfica, como los planos de la Junta Constructora de la Ciudad Universitaria; fotografías, negativos en cristal...
- ¿Y digital?
- Documentación electrónica aún no nos ha llegado. Llegará, por supuesto, pero durante mucho tiempo convivirá con el papel. Tenemos un reto que es la preservación de los documentos digitales, que aún no está resuelto. La conservación permanente del papel sí está resuelta, a través de diferentes protocolos, determinadas condiciones medioambientales, de temperatura, humedad. En cambio la conservación permanente de los documentos electrónico está sin resolver. Por ahora exige manipular para conservar. Hay que transformar, cambiar a otros soportes, hacer copias, migraciones... Se asegura la conservación 5 o 10 años, pero ¿será permanente? Es un problema sin resolver.
Para avanzar en este tema, la directora del Archivo General destaca la importancia de que su servicio haya estado presente desde el primer momento en el Comité de Interoperabilidad de la Administración Electrónica. "El Archivo estaba siempre en el final del proceso, pero ahora es importante que se nos tenga en cuenta desde el primer momento a la hora de fijar los procedimientos".
Sobre la posibilidad de digitalizar la documentación del Archivo Histórico, Isabel Palomera explica que no hay un plan definido para ello, ya que su coste tanto económico como en recursos humanos sería alto. No obstante, sí aclara que desde hace tiempo sí se digitalizan los documentos antiguos que les piden de otras unidades administrativas o investigadores o ciudadanos en general, para asegurar su preservación. Y es que -la pregunta ahora es ¿Quién tiene acceso a la documentación?- cualquier persona puede solicitar ver cualquier documento guardado en el Archivo General con las restricciones que marca la ley, respecto a los documentos con datos personales, procesales o clínicos. "La norma general que establece la Ley de Patrimonio es que este tipo de datos no se pueden hacer públicos hasta 25 años después de la fecha de fallecimiento o si esta se desconoce hasta los 50 años de la fecha del documento", explica Palomera. Para consultar la documentación hay que solicitarlo por vía telefónica, por correo electrónico o de manera presencial. Eso sí, antes de hacer la petición lo mejor es consultar la base de datos de acceso público, a la que se accede desde la web de la UCM, en la que se contiene totalmente actualizada la descripción de los fondos almacenados. "Si alguien por ejemplo quiere indagar sobre la Junta Constructora de la Ciudad Universitaria ahora que se conmemoran sus 90 años, verá que tenemos 600 cajas con documentación relacionada e incluso podrá conocer qué se contiene en cada una de ellas. Si quiere algún documento en concreto, nos lo debe solicitar por el mail institucional y nosotros se lo buscaremos y si es posible se lo enviaremos digitalizado por mail, y si no lo es, porque es mucha información o no es algo concreto, podrá venir al Archivo a consultarlo".
"Se puede consultar la base de datos con las descripciones de todos los documentos desde la web de la UCM"
La directora no quiere que quien lea estas líneas olvide la gran "singularidad" del Archivo General de la UCM tanto por su antigüedad como por la importancia de muchos de sus documentos. Y es que el Archivo custodia documentos de hasta de más de dos siglos de antigüedad. En concreto, el más "veterano" es una escritura de compraventa fechada en 1793. Desde entonces, y sobre todo a partir del traslado desde Alcalá a Madrid en 1836, prácticamente la vida entera de la Universidad Complutense y sus antecedentes (Antiguo Noviciado, Universidad Literaria, Universidad Central, Reales Colegios...) puede contemplarse a través de sus documentos. Los hay de todo tipo: expedientes académicos, nóminas, contratos, actas de juntas de gobierno, escrituras de propiedad... "Tenemos todo tipo de documentos, algunos incluso poco comunes procedentes de donaciones de archivos personales como, por ejemplo, el de Estanislao Lluesma Uranga, último director del Hospital Clínico antes de la guerra, que se exilió llevándose un importante archivo personal que en 2008 su hijo decidió donarnos", cuenta Isabel Palomera. "También, dado que hasta los años 50 la única universidad autorizada a expedir el título de Doctor era la de Madrid, tenemos testimonio documental de innumerables personalidades de los ámbitos artístico, cultural, político, literario... de finales del siglo XIX y todo el siglo XX: Salmerón, Castelar, Pitaluga, Gaos, María Zambrano, Maruja Mayo, Pedro Salinas, Juan Negrín...", resume con orgullo.
Para concluir, no podemos olvidar que todo este trabajo –la pregunta, claro está, es ¿Quiénes hacen posible todo esto?- lo realizan en los archivos centrales de Rectorado y Alumnos, y en el Archivo General Intermedio e Histórico cuatro archiveras (entre las que está incluida su directora), dos personas de apoyo administrativo, dos auxiliares de servicio y cuatro becarios de colaboración. Ellos son los encargados de describir los documentos, archivarlos, atender a los usuarios, recibir y preparar las transferencias e incluso realizar tareas de difusión y divulgación.
