Firma electrónica de actas

Introducción

La firma electrónica de actas complementa el procedimiento actual de calificación de actas web evitando la necesidad de imprimir el acta en papel, su posterior firma manuscrita por parte de todos los profesores y la consolidación en la secretaría de alumnos del centro.

Como resultado, el procedimiento de firma de actas se simplifica ya que el procedimiento se puede realizar desde cualquier equipo que cumpla con los requisitos descritos en la siguiente sección y se agiliza ya que una vez firmada el acta por todos los profesores la calificación se consolida en el expediente del alumno.

Requisitos previos

1. la firma de actas se realiza en la aplicación Portafirmas corporativo. Debe consultar los requisitos que necesita cumplir en esta página: Portafirmas Institucional.

2. Activar la firma electrónica de actas en GEA.

La activación de la firma electrónica de actas en GEA es un proceso que sólo es necesario realizar una única vez. Esta opción se activa a través de la aplicación de calificación de actas web:

Figura. 1. Activación de la firma electrónica de actas

Como medida de cautela, el portafirmas electrónico de la UCM sólo está accesible desde la red UCM ya sea por WIFI, cable o en remoto a través del servicio de VPN (http://www.ucm.es/ssii/red-de-comunicaciones).  

La firma electrónica de las actas se realizará a través del portafirmas electrónico de la UCM  https://firma.ucm.es/pfirma/.

Verificación del equipo donde se realizará la firma

En la actualidad es necesario disponer de un equipo de sobremesa o portátil para realizar el proceso de firma. Para verificar que el equipo es adecuado para realizar la firma de actas hay que acceder al portafirmas electrónico a través de la URL https://firma.ucm.es/pfirma/.

Fig. 1. Pantalla inicial del portafirmas electrónico.

En la parte inferior derecha de la pantalla inicial del portafirmas (ver Fig. 1) puede encontrarse un enlace que permite acceder a una web que automatiza la comprobación del equipo. En caso de que el equipo no cumpliese algunos de los requisitos, también se proponen medidas para que el equipo pueda cumplirlo. 

La dirección del validador es: https://validador.guadaltel.es/validator/?force_autofirma=true

Procedimiento

De manera esquemática el proceso completo de calificación de actas y firma electrónica consta de los siguientes pasos:

1. Calificación de actas web. Aunque este paso no cambia sustancialmente, a modo de resumen, consta de las siguientes fases:

1.1. Calificar a los alumnos.

1.2. Publicar el acta.

1.3. Cerrar el acta. En este punto, cuando el proceso de firma electrónica está habilitado, GEA muestra un mensaje (ver Figura 3) indicando que este acta tiene un tratamiento digital, es decir, que se va a firmar electrónicamente.

2. Firma electrónica del acta. Cuando un documento está pendiente de firma, habitualmente recibirá un aviso en el correo electrónico de la UCM indicándo que tiene un documento pendiente de firma e incluyendo un enlace directo al documento a firmar (ver Fig. 3). No obstante y ya que el aviso puede retrasarse, es posible acceder directamente al portafirmas. Los pasos a seguir para realizar la firma del acta(s) son los siguientes:

2.1. Entrar al portafirmas a través de la URL https://firma.ucm.es/pfirma/. El portafirmas tiene una interfaz y utiliza una metáfora similares a la de la bandeja del correo electrónico (ver Fig. 4).

2.2. Seleccionar el documento a firmar. Una vez seleccionado, se habilitará (en color verde) para firmar el / los documentos (ver Fig. 5). Al pulsar en dicho botón, aparecerá una ventana emergente para confirmar el proceso de firma. Por defecto, se incluye un campo de observaciones, no obstante, para la firma de actas no es necesario utilizarlo (ver Fig. 6).

2.3. Apertura de Autofirma y selección el certificado. Al pulsar la opción de firmar, se abrirá la aplicación de Autofirma y como primer paso se mostrará una lista con todos los certificados instalados en el equipo.

2.4. Firma del documento(s). Una vez seleccionado el certificado, se realizará la firma del documento(s) y estos desaparecerán de la bandeja de entrada. Nótese que es posible acceder a los documentos firmados a través de la bandeja “Terminadas” (ver Fig. 8).

En caso de que un acta requiera la firma de más de un profesor, este acta puede ser firmada en paralelo y el portafirmas se encargará de integrar todas las firmas en un único documento de acta.

Fig. 2. Mensaje de aviso al cerrar el acta.

Fig. 3. Aviso de documento pendiente de firma electrónica en el portafirmas electrónico de la UCM.

Fig. 4. Bandeja de entradas del portafirmas electrónico de la UCM.

Fig. 5. Documento a firmar seleccionado. Una vez seleccionado aparece la opción de firmar el / los documentos seleccionados.