A continuación se describe el proceso de comunicaciones y se contemplan los distintos colectivos de usuario que podrán acceder a la renovación de us cuentas de correo

De forma general, dos meses antes de la fecha de expiración de la cuenta de un usuario, se le comunicará mediante correo electrónico la proximidad de esta fecha. Este mensaje se repetirá 1 mes y 15 días antes de la expiración.

En función del origen del usuario, éste podrá renovar su cuenta por si mismo un año más, o deberá solicitar la modificación de la fecha de caducidad de la cuenta, si procede, a la unidad donde se registró (unidad de registro de usuarios):

1. Personal de la UCM (PDI y PAS con contrato en el sistema de gestión de RRHH Atlas): podrán renovar ellos mismos la cuenta por un año más, siguiendo el enlace que se les envía en el correo electrónico de aviso.
2. Estudiantes incluidos en el sistema de gestión académica GEA (grado, máster, doctorado, títulos propios, formación continua): podrán renovar ellos mismos la cuenta por un año más, siguiendo el enlace que se les envía en el correo electrónico de aviso.
3. Estudiantes de la Universidad para Mayores: podrán renovar ellos mismos la cuenta por un año más, siguiendo el enlace que se les envía en el correo electrónico de aviso.
4. Personal Docente e Investigador asociado a la UCM,  pero sin contrato en el sistema de gestión de RRHH Atlas: se les ha dado como fecha de expiración el 5 de febrero de 2020. Su unidad de registro de usuarios son las secciones de personal (mediante la aplicación PI).
5. Otro personal asociado a la UCM (personal externo, personal de la fundación, profesores de centros adscritos, etc.): para renovar su cuenta, deberán dirigirse a la unidad registradora de usuarios donde se dieron de alta: FGU, SSII, etc.
6. Estudiantes que no están  incluidos en el sistema de gestión académica GEA: para renovar su cuenta, si procede, deberán dirigirse a la unidad registradora de usuarios (generalmente su profesor) donde se dieron de alta.
7. Otros estudiantes (únicamente con acceso al Campus Virtual): para renovar su cuenta, si procede, deberán dirigirse a la unidad registradora de usuarios (generalmente su profesor) donde se dieron de alta.

Llegada la fecha de expiración, se procederá al bloqueo de la cuenta. 

A partir del bloqueo el usuario dispone de 6 meses para reactivar su cuenta. Para hacerlo deberá dirigirse a una sección de personal, secretaría de alumnos, biblioteca (en los casos 1, 2, 3) para solicitar la reactivación y renovación (por 1 año) de la cuenta. Otros tipos de usuarios (casos 4, 5, 6, 7) deberán dirigirse a la unidad donde registraron su usuario (tal y como se describe arriba), para que actualicen la fecha de expiración de la cuenta, si procede.

Pasados los 6 meses, si la cuenta no ha sido renovada, ni modificada la fecha de expiración, se procederá al borrado de todos los datos de la cuenta (direcciones de correo, buzones de correo,  datos asociados a la cuenta de la UCM en Google, etc.).