El RGPD ha reforzado considerablemente las exigencias de transparencia con el fin de que las personas conozcan siempre quién trata sus datos, requisito imprescindible para manterner el poder de control sobre la información personal y ejercer los correspondientes derechos si así se desea.

Como consecuencia de ello, los responsables están obligados a proporcionar a las personas concernidas (a los “interesados” en la terminología RGPD) información exhaustiva y detallada sobre los datos que poseen y los tratamientos que con ellos realizan. El contenido de la información que se ha de suministrar varía dependiendo de si los datos se obtienen directamente del interesado o de otra fuente:

• Si se recaban de la persona a la que corresponden, se le facilitará en el momento de la recogida la información exigida en el artículo 13 RGPD.

• Si no se han obtenido del interesado, se le deberá proporcionar la información requerida en el artículo 14 RGPD en un plazo razonable, a más tardar en un mes y, en todo caso, en la primera comunicación con él.

Los modos de informar pueden cambiar en función de las circunstancias. Cabe proporcionar la información por escrito o por otros medios, incluidos los electrónicos, pero siempre deberá hacerse “en forma concisa, transparente, inteligible y de fácil acceso, con un lenguaje claro y sencillo” (art. 12.1 RGPD).

Habida cuenta de la dificultad de conciliar estas exigencias con el gran volumen de información que hay que proporcionar, las autoridades de protección de datos promovieron un modelo de “información por capas”: ofrecer la información básica de forma resumida en una primera capa y remitir a un segundo nivel para obtener la información detallada (vid. Guía). La LOPDGDD, consagró la propuesta y precisó en su artículo 11 cuáles son los contenidos obligatorios de la información básica.

En la UCM se utiliza con carácter general la fórmula de "información por capas": se proporciona directamente la información básica en el soporte de recogida de los datos y se indica una dirección electrónica para acceder al resto de la información. Excepcionalmente, cuando las circunstancias no permiten proceder de este modo, se informa mediante impresos, carteles o locuciones.

• ¿Qué debo hacer?

⇒ Se ha de poner especial cuidado en informar a los interesados mediante las cláusulas adecuadas, validadas por el DPD. En caso de no disponer de ellas o albergar dudas, contacta con la Oficina del DPD.